Учет жидкостей для автомобиля

На каком счете учитывать Тосол — 105 36 или 105 33?

В соответствии со словарем финансовых и юридических терминов к ГСМ как особому виду производственных запасов относятся:

• топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);
• смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);
• специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Определение ГСМ в словаре взято из Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету горюче-смазочных материалов в сельскохозяйственных организациях, утв. Минсельхозом России 16.05.2005. Это ведомственный нормативный акт, который применяется только сельскохозяйственными организациями.

Тосол – торговое обозначение незамерзающей охлаждающей жидкости, ее основными компонентами являются вода и производные спирта. Состав охлаждающих жидкостей регулируется документом «ГОСТ 28084-89 (СТ СЭВ 2130-80). Государственный стандарт Союза ССР. Жидкости охлаждающие низкозамерзающие. Общие технические условия», утв. и введен в действие постановлением Госстандарта СССР от 30.03.1989 № 913.

Строго говоря, Тосол и другие охлаждающие жидкости (антифризы) по своему составу ГСМ не являются. Если обратиться к данным единой Товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности, утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.2012 № 54, антифризы относятся к другой номенклатурной группе, отличной от ГСМ.

В Общероссийском классификаторе продукции по видам экономической деятельности ОК 034-2014 (КПЕС 2008), утв. приказом Росстандарта от 31.01.2014 № 14-ст, антифризам присвоен код 20.59.43.120. Они входят в группировку 20.59.4 «Материалы смазочные; присадки; антифризы», однако к смазочным материалам не относятся и учитываются под отдельным кодом.

Следовательно, Тосол можно отнести к прочим материальным запасам – продукции химической промышленности и учитывать на счете 105 06.

В то же время многие коммерческие организации и государственные (муниципальные) учреждения принимают решение об учете специальных жидкостей (тормозных и охлаждающих) в составе ГСМ. В частности, в целях планирования так сделано в МВД России (письмо МВД России от 30.11.2016 № 1/12588 «О принятых мерах по выполнению представления Счетной палаты Российской Федерации»).

В силу пп. 117, 118 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, для учета ГСМ предназначен счет 105 03, на котором учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов – дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т.д. Этот перечень является открытым.

Кроме того, согласно разд. III приложения 1 распоряжения Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей контролируется и рассчитывается. Это обстоятельство является дополнительным аргументом в пользу того, чтобы учитывать Тосол на счете 105 03.

В связи с тем, что в отношении специальных жидкостей (тормозных и охлаждающих) нет четких ведомственных рекомендаций или дополнительных разъяснений, во избежание претензий со стороны ревизоров учреждение вправе закрепить в учетной политике наиболее приемлемый счет учета – 105 03 или 105 06.

На наш взгляд, оба варианта допустимы и не являются ошибкой. Главное, чтобы выбор счета был подтвержден документально. Принимая во внимание сложившуюся практику, рекомендуем учитывать специальные жидкости (тормозные и охлаждающие) на счете 105 03 «Горюче-смазочные материалы».

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

• десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
• рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
• ваш e-mail не передается третьим лицам;

На каких счетах учитывать смазочные материалы, иные технологические жидкости для автотранспорта?

Небольшая таблица в помощь бухгалтеру!

Мы знаем, что запасные части подлежат учету в составе прочих материальных запасов на счете 0 105 06 000.

Кроме замены запасных частей, при эксплуатации и ремонте транспортных средств происходят: замена или пополнение смазочных материалов и иных технологических жидкостей. Смазочные материалы в учете следует отражать на счете 0 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы». Иные технологические жидкости не следует отражать в составе ГСМ.

Если смазочный материал – это « материал, вводимый на поверхность трения для уменьшения силы трения и (или) интенсивности изнашивания» ( п. 5 ГОСТ 27674-88 Трение, изнашивание и смазка. Термины и определения ). То все, что не подходит под это определение, относим к технологическим жидкостям.

Исходя из этого, можно сформировать такую таблицу:

Защита деталей двигателя от трения и износа

ГСМ – 0 105 03 000

Защита от трения и износа коробок передач, раздаточных коробок, главных передач ведущих мостов, рулевых механизмов, а также зубчатых и цепных передач (редукторов) всех видов

ГСМ – 0 105 03 000

Защита различных узлов и деталей от трения и износа

ГСМ – 0 105 03 000

Передача механической энергии от ее источника к месту использования с изменением направления или значения приложенной силы

Прочие материальные запасы – 0 105 06 000

Иные рабочие жидкости для гидравлических систем (например, тормозная жидкость)*

Передача механической энергии

Прочие материальные запасы – 0 105 06 000

Охлаждающая жидкость* (антифриз, тосол)

Ответ тепловой энергии от двигателя

Прочие материальные запасы – 0 105 06 000

Теплоноситель для системы кондиционирования воздуха

Прочие материальные запасы – 0 105 06 000

Жидкость для омывателя

Прочие материальные запасы – 0 105 06 000

Вытеснение влаги, удаление следов коррозии, разъединение заклиненных соединений и узлов, растворение старой смазки

Прочие материальные запасы – 0 105 06 000

* Имеют второй функцией смазку рабочих узлов, но это не является основным назначением.

** Хотя и содержит в своем составе масла, не предназначена для применения в качестве смазки.

Материал подготовлен на основе статьи «Учет запасных частей к транспорту» (БиНО: БУ №11/2017)

Учет горюче-смазочных материалов

Автор: И. Зернова

На каких бухгалтерских счетах следует осуществлять учет ГСМ? Каков порядок отражения в учете операций по приобретению ГСМ за наличный расчет, а также с использованием топливных карт и талонов? Каковы особенности расчета расхода ГСМ и его списания?

Основным видом расходов, связанных с эксплуатацией служебного транспорта, являются расходы на приобретение ГСМ. В этой статье напомним, на каких бухгалтерских счетах следует осуществлять учет ГСМ, как отражаются в учете операции по их приобретению в рамках распространенных в настоящее время способов их покупки, а также рассмотрим особенности списания ГСМ.

Счета, применяемые для учета ГСМ

Исходя из п. 117 Инструкции № 157н[1] в бухгалтерском учете все виды ГСМ (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ, моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки, специальные жидкости (тормозные и охлаждающие) и проч.) учитываются в составе материальных запасов.

Для учета ГСМ учреждения должны применять следующие счета:

0 105 23 000 «Горюче-смазочные материалы – особо ценное движимое имущество учреждения»

0 105 33 000 «Горюче-смазочные материалы – иное движимое имущество учреждения»

ГСМ принимаются к учету по фактической стоимости, которая, в частности, может формироваться (п. 100, 102 Инструкции № 157н):

• из сумм, уплачиваемых в соответствии с договором поставщику (продавцу);
• из сумм, уплачиваемых за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением ГСМ;
• из сумм, уплачиваемых за доставку ГСМ до места их использования, включая страхование доставки;
• из иных платежей, непосредственно связанных с приобретением ГСМ.

Способы приобретения ГСМ

Приобрести в настоящее время ГСМ у поставщиков учреждения могут (эти способы являются самыми распространенными):

• за наличный расчет;
• за безналичный расчет (расчет посредством талонов и топливных карт).

Наличный расчет. При применении такого способа приобретения ГСМ водителю выдаются наличные денежные средства под отчет, на которые он приобретает на АЗС ГСМ и затем представляет отчет об израсходованных средствах.

В этом случае внутренним локальным актом или учетной политикой учреждения должны быть утверждены:

• список водителей, имеющих право на получение наличных денег под отчет на приобретение ГСМ;
• сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы;
• сумма наличных денежных средств на месяц (или другой период), необходимая для приобретения ГСМ.

Процесс обеспечения водителей наличными денежными средствами включает в себя:

• предоставление подотчетным лицом заявления руководителю учреждения на получение наличных средств для приобретения ГСМ;
• утверждение заявления руководителем учреждения;
• оформление заявки на получение наличных денег (ф. 0531802) и денежного чека, если лицевой счет учреждению открыт в ОФК, или денежного чека, если расчетный счет учреждению открыт в кредитной организации;
• получение наличных средств;
• выдачу их подотчетному лицу.

Водители представляют авансовые отчеты об израсходованных суммах.

В бухгалтерском учете учреждений отражение операций по обеспечению водителей наличными денежными средствами и постановке на учет приобретенных ГСМ необходимо оформить следующей корреспонденцией счетов:

Выдача из кассы денежных средств на покупку ГСМ

Поступление ГСМ на основании отчета, представленного подотчетным лицом

Внесение в кассу учреждения остатка наличных денежных средств

* Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

*** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Из кассы автономного учреждения культуры выданы за счет субсидии, предоставленной для выполнения государственного задания, наличные денежные средства в сумме 10 000 руб. под отчет водителю на приобретение ГСМ (иное движимое имущество учреждения). Водителем представлен авансовый отчет об израсходованных им наличных денежных средствах в сумме 9 800 руб. Остаток возвращен в кассу учреждения. ГСМ приняты к учету. Лицевой счет учреждения открыт в ОФК.

В бухгалтерском учете автономного учреждения эти операции необходимо отразить следующей корреспонденцией счетов:

Выданы из кассы учреждения наличные денежные средства под отчет на приобретение ГСМ

Увеличение забалансового счета 18 (340)

Отражено поступление ГСМ, приобретенных водителем

Отражено внесение остатка наличных денежных средств в кассу учреждения

Уменьшение забалансового счета 18 (340)

Безналичный расчет. При таком способе приобретения ГСМ расчеты с применением наличных денежных средств не производятся, они осуществляются в безналичном порядке между учреждением и поставщиком.

Одним из видов безналичного расчета за ГСМ является приобретение учреждением топливных талонов.

При таком способе учреждение по договору с поставщиком ГСМ оплачивает определенное количество ГСМ соответствующей марки, последний выдает учреждению талоны, которые являются основанием для заправки автомобилей на АЗС.

На основании полученных от поставщика документов (накладной, счета-фактуры, акта приема-передачи и т. п.), талоны подлежат оприходованию в качестве денежных документов в кассу учреждения. При этом в приходном ордере следует указать марку топлива, серию и номера этих талонов, номинал талонов в литрах и стоимость талона в рублях (исходя из стоимости бензина, указанной в договоре и счете на оплату).

По мере необходимости талоны выдаются под отчет водителям или иному ответственному лицу.

При предоставлении подотчетным лицом авансового отчета с подтверждающими документами, полученными от АЗС, отпустившей ГСМ в обмен на талон, топливо приходуется как материальный запас учреждения.

Автономное учреждение за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, оплатило поставщику ГСМ в размере 15 000 руб. за топливные талоны. Талоны в количестве 300 шт. поступили в кассу учреждения. Номинал талона – 20 л стоимостью 1 000 руб. Из кассы учреждения водителю выданы два талона, по которым он произвел заправку. Подотчетным лицом представлен в бухгалтерию учреждения авансовый отчет.

В бухгалтерском учете учреждения необходимо произвести следующие записи:

Поступили талоны на ГСМ в кассу учреждения

Выданы два талона из кассы подотчетному лицу

Приняты к учету ГСМ, полученные подотчетным лицом в обмен на топливные талоны

Приобретение ГСМ по топливным картам является другим видом безналичного расчета за ГСМ.

Отпуск ГСМ на АЗС осуществляется по топливным картам, представляющим собой карты, содержащие магнитную полоску или микрочип, на которых хранится информация о количестве предоплаченного топлива или лимитах на отпуск определенных видов топлива. То есть топливная карта в данном случае является техническим средством для отпуска ГСМ на АЗС, на которых разрешен прием карт.

После заправки по топливной карте оператор АЗС выдает водителю чек, который подтверждает факт совершения операции и отражает количество топлива, залитого в бак.

Процесс обеспечения транспортных средств ГСМ включает в себя в этом случае:

1) заключение договора с поставщиком ГСМ, в котором указываются:

• наименование приобретаемых ГСМ и их стоимость;
• стоимость топливной карты (если она передается за плату);
• вид топливной карты;
• условия оплаты (частичная или 100%-я предварительная оплата);
• дата перехода права собственности на ГСМ и другие условия. Обычно право собственности на ГСМ переходит в момент заправки транспортного средства на АЗС;

2) перечисление предварительной оплаты ГСМ;

3) выдача топливных карт водителям.

По окончании месяца поставщик ГСМ представляет учреждению следующие документы:

• товарную накладную на объем и стоимость полученных ГСМ;
• счет-фактуру;
• детализированный отчет о производимых операциях с использованием топливных карт.

В бухгалтерском учете учреждений отражение операций по приобретению ГСМ по топливным картам следует оформить следующим записями:

Отражение расходов на изготовление топливных карт

Оплата услуг по изготовлению топливных карт

Предварительная оплата ГСМ

Оприходование ГСМ на основании отчетов, представленных водителем и поставщиком ГСМ

Зачет предварительной оплаты

Бюджетным учреждением заключен договор с поставщиком на поставку ГСМ в безналичном порядке за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности. Учреждением произведена предварительная оплата поставщику за ГСМ в сумме 12 000 руб. Лицевой счет учреждения открыт в ОФК.

Согласно первичным документам поставщика и данным чеков АЗС, предъявленных водителями в бухгалтерию, ГСМ (иное движимое имущество учреждения) приняты к учету в сумме 12 000 руб.

В бухгалтерском учете автономного учреждения указанные операции необходимо отразить следующим образом:

Произведена предварительная оплата ГСМ

Увеличение забалансового счета 18 (340)

Оприходованы ГСМ, отпущенные водителям учреждения на АЗС

Зачтена предварительная оплата ГСМ

Списание ГСМ

Для списания ГСМ с регистров бухгалтерского учета необходимо наличие:

• утвержденных руководителем учреждения норм расхода;
• данных путевых листов о пробеге транспортных средств.

Утверждение норм расхода ГСМ. Норма расхода топлива и смазочных материалов – это установленное значение меры их потребления при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.

При расчете норм ГСМ учреждение вправе использовать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденные Распоряжением Минтранспорта РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р (далее – Методические рекомендации).

В них приведены значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) норм расхода топлив для автомобилей, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и др.

Базовая норма расхода топлива устанавливается в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автотранспортного средства в снаряженном состоянии.

Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится при помощи поправочных коэффициентов (надбавок), регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы (их значения устанавливаются по решению учреждения).

Например, нормы расхода ГСМ могут повышаться в зависимости от следующих факторов:

1) времени года. Норма расхода ГСМ в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны) может увеличиваться от 5 до 20%. Предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также то, в каком регионе и какие месяцы считаются зимними, установлены приложением 2 к Методическим рекомендациям;

2) работы автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) со сложным планом вне пределов городов и пригородных зон. Допускается увеличение нормы расхода ГСМ до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий – до 30%, если в среднем на 1 км пути имеется более пяти закруглений (поворотов) радиусом менее 40 м (то есть на 100 км пути – не менее 500 м);

3) работы автотранспорта в городах с определенной плотностью населения:

• до 100 тыс. человек (в городах, поселках городского типа и других крупных населенных пунктах (при наличии регулируемых перекрестков, светофоров или других знаков дорожного движения)) размер надбавки не может превышать 5%;
• от 100 тыс. до 250 тыс. человек – до 10%;
• от 250 тыс. до 1 млн человек – до 15%;
• от 1 млн до 5 млн человек – до 25%;
• свыше 5 млн человек – до 35%;
• при использовании кондиционера при движении автомобиля – до 7% (применение данного коэффициента совместно с зимней надбавкой в зависимости от климатических районов не допускается);

4) обкатки новых автомобилей. Увеличить нормы расхода ГСМ можно для новых автомобилей (при обкатке) и автомобилей, вышедших из капитального ремонта. Также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом в одиночном состоянии предполагается надбавка в размере до 10%, при перегоне автомобилей в спаренном состоянии – до 15%, в строенном – до 20%.

На период действия Методических рекомендаций для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, поступающей в автопарк страны, на которую Минтрансом не утверждены нормы расхода топлив (отсутствующие в данном документе), по решению учреждения, осуществляющего эксплуатацию транспортных средств, могут вводиться базовые нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике.

Значения базовых норм расхода ГСМ могут быть снижены. Например, при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной и слабохолмистой местности (высота над уровнем моря – до 300 м). В этом случае норма расхода топлива может быть уменьшена не более чем на 15%.

На основании вышеизложенного, учреждения должны разработать и утвердить индивидуальные нормы расхода ГСМ для конкретных марок транспортных средств, используемых в своей деятельности.

Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов (с учетом замены и текущих дозаправок) устанавливаются из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел устанавливаются в литрах на 100 л расхода топлива, нормы расхода смазок – в килограммах на 100 л расхода топлива.

Нормы расхода масел увеличиваются до 20% для автомобилей после капитального ремонта и находящихся в эксплуатации более пяти лет.

Расход тормозных, охлаждающих и других рабочих жидкостей определяется в количестве и объеме заправок и дозаправок на один автомобиль в соответствии с рекомендациями заводов-изготовителей, инструкциями по эксплуатации и т. д.

Оформление путевых листов. В настоящее время государственные (муниципальные) учреждения вправе использовать в своей деятельности унифицированные формы путевых листов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо разработать формы таких документов самостоятельно, закрепив их в учетной политике.

При разработке форм путевых листов в них должны быть включены следующие обязательные реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152:

1) номер путевого листа. Указывается номер в хронологическом порядке в соответствии с принятой учреждением системой нумерации;

2) сведения о сроке действия путевого листа. Указывается дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае оформления путевого листа более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Приводится наименование, организационно-правовая форма, местонахождение учреждения, а также номер его телефона;

4) сведения о транспортном средстве. В качестве таких сведений указывается:

• тип (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус) и модель транспортного средства, а в случае, если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, полуприцепом – модель автомобильного прицепа, полуприцепа;
• государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса;
• показания спидометра (полный пробег в километрах) при выезде транспортного средства из гаража и его заезде в гараж;
• дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку;

5) сведения о водителе. Указывается:

• фамилия, имя, отчество водителя;
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Путевой лист должен быть оформлен на каждое транспортное средство, используемое учреждением для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа.

Кроме того, в путевом листе можно предусмотреть поля для отражения:

• количества ГСМ, полученного на основании чеков с АЗС, подтверждающих заправку автомобиля в соответствующий день;
• остаток бензина при выезде и возвращении к месту стоянки;
• расход бензина по норме и фактический;
• конкретное место отправления и место назначения. При их отсутствии при проверке правильности заполнения путевых листов контролирующие органы укажут на это нарушение, поскольку отсутствие данных о маршруте следования не позволяет судить о том, что транспортное средство было использовано именно в служебных целях, так же как невозможно проконтролировать пробег автомобиля.

Расчет расхода ГСМ и его списание. Рассчитать расход топлива для каждого транспортного средства после каждого выезда из гаража (со стоянки) можно с помощью формул, приведенных в Методических рекомендациях.

Например, для легковых автомобилей нормативное значение расхода топлива следует рассчитывать по формуле:

Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D), где:

Qн – нормативный расход топлива, л;

Hs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Как видно из приведенной формулы, для расчета израсходованных ГСМ по норме, согласно которому будет произведено их списание, необходимы такие данные, как пробег автомобиля и нормы расхода ГСМ.

Показания «расход по норме» и «расход фактический» должны быть равны. Но если расход по норме превышает фактический расход, то списание производится согласно фактическому расходу бензина. Если фактический расход превышает расход по норме, бензин списывается по норме.

Однако списание может производиться по фактическому расходу согласно распоряжению руководителя на основании объективных причин, повлекших перерасход ГСМ при эксплуатации автомобиля в определенных условиях и в определенной местности (Письмо Минфина РФ от 08.07.2011 № 02-06-10/3056).

Бюджетным учреждением культуры произведено списание ГСМ (приобретенных за счет средств субсидии на выполнение государственного задания) на основании данных путевых листов в сумме 5 000 руб. Расходы на ГСМ учитываются при формировании себестоимости услуг в составе накладных расходов.

В бухгалтерском учете учреждения данная операция будет отражена следующим образом: