Особенности бухгалтерского учета ремонта автомобиля

Текущий и капитальный ремонт, прохождение периодических техосмотров автомобилей – насущная необходимость, позволяющая поддерживать имущество в состоянии, пригодном для эксплуатации, с целью извлечения прибыли. В ходе этих мероприятий возникают расходы, которые необходимо отражать в налоговом и бухгалтерском учете. К таким расходам можно отнести приобретение запчастей, ремонтные работы технических специалистов СТОА, ремонтных мастерских, профилактические осмотры техники.

Вопрос: Как отразить в учете организации-арендатора расходы на текущий ремонт автомобиля, полученного по договору аренды без экипажа, произведенный вспомогательным производством организации?
Затраты на текущий ремонт автомобиля составили 40 000 руб. (в том числе материалы, заработная плата работников, страховые взносы). В месяце завершения ремонтных работ использованные материалы стоимостью 24 000 руб. полностью оплачены, а заработная плата и страховые взносы оплачены в следующем месяце. Автомобиль используется в основном производстве организации. Резерв на ремонт основных средств (ОС) для целей налогообложения прибыли организацией не создавался. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на последнее число каждого календарного месяца.
Посмотреть ответ

Возникновение расходов на автомобиль и их текущий учет

Организация, эксплуатирующая автомобиль, может производить ремонт самостоятельно, а может поручить техническое обслуживание и ремонтные работы специалистам на стороне. В налоговом учете такие расходы относят к прочим согласно п. 1 ст. 260 НК РФ. Их следует признать в том периоде, когда они осуществлялись. Бухгалтерский учет производится на основе первичных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Рассмотрим учет ремонтов на примере ОСНО.

Вопрос: Организация на ОСН приобрела в лизинг автомобиль. В январе произошло ДТП не по вине лизингополучателя, в результате которого автомобиль не подлежит ремонту. Можно ли учесть лизинговые платежи с января по июль до окончания срока лизинга в составе расходов по налогу на прибыль?
Посмотреть ответ

Ремонт и техобслуживание сторонней организацией

Исчерпывающего перечня документов законодательством не предусмотрено. Практикой выработан следующий порядок оформления работ:

• заключение договора со СТОА, сервисным центром, как правило, на год;
• составление заявки на ремонт с перечнем работ и необходимых запчастей;
• акт приема-передачи авто в ремонт с описанием дефектов и проблемных зон;
• составление заказа-наряда с подробным описанием работ и их стоимостью;
• акт приема-сдачи работ после их окончания;
• счет-фактура (при необходимости);
• акт приема-передачи автомобиля в натуре.

Вопрос: Как отразить в учете организации-дилера проведение гарантийного ремонта проданных автомобилей (приобретенных у дистрибьютора), если затраты на ремонт возмещаются дистрибьютором в размере понесенных расходов? Организация признает оценочное обязательство в связи с необходимостью проведения гарантийного ремонта в бухгалтерском учете, но оно уже полностью использовано ранее, и произведенные расходы им не покрываются. В налоговом учете резерв на гарантийный ремонт не создается.
Стоимость проведенного гарантийного ремонта составила 52 000 руб. (в том числе стоимость запчастей — 20 000 руб. (без НДС), сумма НДС, ранее принятого к вычету при их приобретении, — 4 000 руб.). Отчет о стоимости выполненных работ и использованных запчастей направлен дистрибьютору. Возмещение получено на расчетный счет в том отчетном периоде, в котором произведен гарантийный ремонт.
Посмотреть ответ

Пусть ООО «Звездочка» приняло решение, обратившись в стороннюю организацию, отремонтировать автомобиль КамАЗ. Стоимость работ, согласно счету на оплату, составила 175000 рублей, включая НДС.

Проводки будут выглядеть следующим образом:

• Дт 25 Кт60 — 175000,00 руб. Задолженность СТОА;
• Дт 19 Кт 60 — 26694,92 руб. Отражен НДС;
• Дт 60 Кт 51 — 175000,00 руб. Уплачено СТОА за работу;
• Дт 68 Кт 19 — 26694,92 руб. Предъявлен к вычету НДС.

В каком размере организация-арендодатель может учесть для целей налога на прибыль расходы на ремонт застрахованного автомобиля, переданного в аренду (п. 1 ст. 260 НК РФ)?

Ремонт и техобслуживание внутри организации

Как правило, внутри организации используются следующие документы, учитывающие и подтверждающие ремонт:

• план ремонтов;
• дефектные ведомости;
• заявки ответственных за состояние парка лиц на покупку запчастей, первичные накладные, счета-фактуры и другие документы;
• требования-накладные на выдачу запчастей;
• акты на списание запчастей и материалов на ремонт;
• инвентарные карточки и книги с отметками о ремонтах.

Пусть ООО «Звездочка» отремонтировало КамАЗ своими силами. Стоимость запчастей составила 75000 рублей, а заработная плата работников мастерской, занятых ремонтом – 25000 рублей.

Проводки будут такими:

• Дт 25 Кт 10/5 — 75000,00 руб. Списаны запасные части на ремонт;
• Дт 25 Кт 70 — 25000,00 руб. Начислена заработная плата;
• Дт 25 Кт 68,69 — 7500 руб. Отчисления в фонды с заработной платы.

Создание резерва на проведение ремонтов

Резервирование средств для будущих ремонтов – право организации, а не ее обязанность. Необходимо прописать необходимость такого резерва в учетной политике. Расчет отчислений в резерв базируется на данных дефектных ведомостей, стоимости автомобиля, сроках его службы и технических характеристиках. Составляется годовая смета ремонта и обслуживания автомобиля.

Пусть расчетная сметная стоимость на год — 360000,00 рублей, на месяц — 30000,00 рублей.

Проводки и расчеты используются такие: Дт 25 Кт 96 30000,00 руб.

ООО «Звездочка» произвело ремонт КамАЗа в СТОА в январе на сумму 75000, руб., включая НДС 11440,68 руб. Резерв составил 30000,00 руб. Сумма без НДС 63559,32 руб.:

• Дт 60 Кт 51 — 75000, 00 руб. Оплачен ремонт СТОА;
• Дт 96 Кт 60 — 30000, 00 руб. Ремонт за счет фонда.

63779,32 — 30000,00 = 33779, 32

• Дт 97 Кт 60 — 33779,32 руб. Оставшаяся сумма включена в расходы будущих периодов;
• Дт 19 Кт 60 — 11440,68 руб. Учтен НДС;
• Дт 68 Кт 19 — 11440,68 руб. НДС предъявлен к вычету.

Следует сказать об особенностях учета ремонтов в случаях, когда автомобиль арендуется или берется по договору лизинга.

Автомобиль в аренде

Существуют два вида договора аренды автомобиля:

• без экипажа;
• с экипажем (временное фрахтование).

В первом случае, согласно ст. 642 ГК РФ, арендатор получает право временно пользоваться автомобилем, в том числе и управлять им, содержать в надлежащем виде. Арендодатель получает плату за пользование своим авто. Далее, согласно положениям ст. 644 ГК РФ, текущий и капитальный ремонт автомобиля обязан осуществлять арендатор. Он же и поддерживает надлежащее техническое состояние автомобиля, признавая затраты по закону.

Статья 264 (п. 11-1) позволяет сделать это организациям, применяющим ОСНО, а статья 346.16 (п. 12) – применяющим УСН. Все расходы должны иметь документальное подтверждение, на основании должным образом оформленных первичных документов.

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей признаются без проблем для организаций, применяющих ОСНО:

• если автомобиль является амортизируемым – на основании ст. 260 НК РФ вне зависимости, прописано это в договоре или нет;
• если авто амортизации не подлежит (например, арендовано у частного лица или организации на спецрежиме) – на основании ст. 264 НК РФ (п. 1-49).

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей у организации на УСН признаются однозначно, только если эти автомобили амортизируются. Об этом сказано в ст. 346.16 (п. 4) НК РФ: в перечень ОС включаются те основные средства, которые признаны амортизируемыми (исходя из положений гл. 25 НК РФ). Следовательно, в расходах можно учитывать затраты только амортизируемых автомобилей. Указаний на возможность включать в расходы ремонт и техобслуживание арендуемых у частных лиц автомобилей, которые не подлежат амортизации, у упрощенцев нет. Может возникнуть ситуация, которую налоговые органы вправе трактовать не в пользу арендодателя.

Во втором случае автомобиль арендуется с экипажем. Арендодатель предоставляет за плату, помимо самого автомобиля, и услуги водителя. Здесь, согласно 634 ГК РФ, арендодатель самостоятельно производит ремонты как текущие, так и капитальные.

Внимание! Затраты на приобретение запчастей организацией невозможно будет признать в расходах, поскольку их приобретение является по законодательству обязанностью арендодателя и входит в понятие ремонта автомобиля.

Автомобиль в лизинге

Согласно Закону №164-ФЗ от 29-10-98 г., рассматривающему вопросы лизинга (финансовой аренды), лизингополучатель обязан ремонтировать, производить техобслуживание, охранять принятое им по договору имущество. Если в договоре не прописано иное, положения ст. 17-1 ФЗ 164 являются основанием для включения указанных затрат в расчеты для целей налогообложения. Подтверждается это правило и указаниями ст. 260 НК РФ (п. 1,2). При этом не играет существенной роли, стоит ли автомобиль на балансе лизингодателя либо лизингополучателя – по общему правилу расходы по нему лежат на организации, получившей имущество.

Внимание! Первичные документы и учетные данные должны не только подтверждать факт расходов на автомобиль, но и содержать указание на использование этого автомобиля в производственных целях, для получения организацией дохода, подтверждать экономическую обоснованность расходов.

Ремонт авто собственными силами? Легко!

Без преувеличения, транспортное средство сегодня превращается из средства передвижения в предмет роскоши. Ведь ломаются авто часто, особенно капризные «особи» с солидным пробегом. Стоимость услуг СТО растет с каждым днем, да и запасные части и расходные материалы не дешевеют. Это все делает эксплуатацию автомобиля удовольствиям не из дешевых. Однако и без авто как без рук. Один из вариантов удешевления ремонта автомобиля — это приобретение запчастей самостоятельно и выполнение ремонтных работ собственными силами (по большей части этим занимается водитель или механик, если такой есть в учреждении). Конечно, такой способ осуществления ремонта предусматривает прежде всего наличие в учреждении квалифицированного специалиста, которому по силам не только выявить неисправность транспортного средства, но и отремонтировать его. Не обойтись здесь и без надежного поставщика качественных автозапчастей по адекватным ценам. Поэтому ремонт железного коня собственными силами — дело хлопотное, однако результат того стоит. Экономия выходит ощутимая.

Для бухгалтера ремонт служебного автомобиля таким способом также чреват определенными трудностями. И связаны они преимущественно с документальным оформлением таких операций. Причина этого — отсутствие прописанного на законодательном уровне порядка документирования подобных хозяйственных операций. Но не беда, нам все под силу, со всем разберемся. А сначала немножко теории, чтобы четко понимать, с чем имеем дело.

И в первую очередь напомним, что эксплуатация транспортных средств при наличии технических неисправностей или несоответствия требованиям стандартов, правил и нормативов по безопасности дорожного движения запрещена. Такое требование предусмотрено п. 31.4 Правил дорожного движения, утвержденных постановлением КМУ от 10.10.2001 г. № 1306.

С целью поддержания транспортных средств в надлежащем состоянии и обеспечения установленных производителем технических характеристик в течение периода эксплуатации проводятся техобслуживание и ремонт. Указание на это содержит ст. 22 Закона Украины «Об автомобильном транспорте» от 05.04.2001 г. № 2344-ІІІ (далее — Закон № 2344).

Не секрет, что ремонт может быть разным. В зависимости от цели выполнения ремонта и степени его сложности различают текущий и капитальный ремонты. Так, текущий ремонт проводят при необходимости, по результатам диагностирования технического состояния транспортного средства или при наличии неполадок. Основным предназначением таких ремонтных работ являются обеспечение или восстановление работоспособности автомобиля. Причем к текущему ремонту относятся работы, связанные с одновременной заменой не более двух базовых агрегатов (кроме кузова и рамы). Это определено в п. 3.13 Положения № 102.

В противовес этому капитальный ремонт выполняют с целью продления срока эксплуатации транспортного средства. К капитальному ремонту относятся работы по замене кузова для автобусов и легковых автомобилей, рамы для грузовых автомобилей или с одновременной заменой не менее трех базовых агрегатов ( п. 3.16 Положения № 102).

1) двигатель с картером сцепления в сборке;

2) коробка передач, раздаточная коробка;

3) гидромеханическая передача;

4) задний мост (ось);

5) средний мост (ось);

6) передняя ось (мост);

7) рулевое управление;

8) кабина грузового и кузов легкового автомобиля;

9) кузов автобуса;

11) подъемное оборудование платформы автомобиля-самосвала.

Такое деление ремонтных работ имеет определяющее значение для бюджетных учреждений во время планирования и осуществления расходов на ремонт. В частности, в соответствии с п.п. 16 п.п. 2.2.1 Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333 (далее — Инструкция № 333), приобретение запчастей и других комплектующих к транспортным средствам следует планировать по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь». Это касается тех случаев, когда ремонт проводится собственными силами учреждения или если учреждение самостоятельно покупает запчасти и передает их подрядной организации. Непосредственно оплата услуг по текущему ремонту транспортных средств проводится по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)» ( п.п. 8 п.п. 2.2.4 Инструкции № 333). Однако если вы собираетесь проводить капитальный ремонт служебного автомобиля, то расходы на его выполнение, а также на оплату запчастей необходимо планировать по КЭКР 3132 «Капитальный ремонт прочих объектов». Такое требование предусмотрено п.п. 2 п.п. 3.1.3.2 Инструкции № 333.

В то же время независимо от вида ремонта все расходы на его осуществление относят на фактические расходы отчетного периода, в котором они были понесены. То есть такие расходы не увеличивают первоначальную стоимость объекта ремонта (в данном случае транспортного средства). Это следует из п. 4 разд. VI Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету основных средств субъектов государственного сектора, утвержденных приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 11.

Теперь о документальном оформлении ремонта служебного автомобиля. В случае выполнения ремонтных работ сторонней организацией порядок оформления взаимоотношений между заказчиком и исполнителем услуг четко определен Правилами предоставления услуг по техническому обслуживанию и ремонту колесных транспортных средств, утвержденными приказом Минтранса от 28.11.2014 г. № 615. А конкретно — перечень документов, подтверждающих факт предоставления услуг, приведен в п. 7 разд. V этих Правил. Поэтому с ремонтом авто подрядчиком все нормировано и понятно. А вот какие документы следует составлять при осуществление ремонта автомобиля силами учреждения? Четкого ответа на этот вопрос действующее законодательство не дает. К сожалению.

Считаем, что в случае принятия решения о ремонте автомобиля собственными силами в первую очередь надо провести диагностику его технического состояния. Это позволит выявить неисправности, детали, подлежащие замене, необходимые запчасти и виды ремонтных работ, а также затраты времени. Всю эту информацию, по нашему мнению, целесообразно отразить в Ведомости дефектов на ремонт транспортных средств. Примерная форма такой ведомости приведена на с. 29.

Следующим шагом должна быть выдача руководителем учреждения распоряжения (приказа) о проведении ремонта с указанием исполнителей и сроков выполнения ремонтных работ.

Дальше следует оформить накладную (требование) по типовой форме № З-3, утвержденной приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130, для получения запчастей со склада.

Для списания запасных частей, использованных для ремонта транспортного средства, составляют Акта списания по типовой форме № З-2. В нем необходимо указать, какие именно запасные части и на какой автомобиль были установлены.

К тому же, если был осуществлен капитальный ремонт авто независимо от способа выполнения работ (собственными силами или сторонней организацией), этот факт следует отразить в Акте приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов по типовой форме № ОЗ-2 (бюджет). Кроме того, должна быть сделана запись о капремонте в Инвентарной карточке учета основных средств в бюджетных учреждениях типовой формы № ОЗ-6 (бюджет). Формы акта и инвентарной карточки утверждены совместным приказом Главного управления Госказначейства и Госкомстата от 02.12.97 г. № 125/70.

Следует отметить, что согласно ч. 7 ст. 22 Закона № 2344 правила эксплуатации пневматических шин, аккумуляторных батарей (далее — АБ) определены специальными нормативными документами, в частности:

Следовательно, списать такие запасные части учреждение может только при наличии оснований, предусмотренных соответствующими нормативными документами.

Имейте в виду, что отработанные АБ относятся к опасным отходам в соответствии с разделом «А» Желтого перечня отходов, утвержденного постановлением КМУ от 13.07.2000 г. № 1120. Следовательно, такие батареи подлежат передаче специализированному предприятию для утилизации. Основные требования относительно порядка учета отработанных АБ и сдачи их для утилизации предусмотрены Правилами эксплуатации аккумуляторных свинцовых стартерных батарей колесных транспортных средств и специальных машин, выполненных на колесных шасси, утвержденными приказом Минтранса от 02.07.2008 г. № 795. С учетом норм разд. ІХ этих Правил учет отработанных АБ в учреждении следует организовать следующим образом:

во-первых, руководитель учреждения своим приказом должен назначить лицо, ответственное за учет отработанных аккумуляторов;

во-вторых, лицо, ответственное за утилизацию аккумуляторов, должно вести Журнал учета и оборота отработанных АБ ( приложение 14 к вышеупомянутым Правилам);

в-третьих, следует четко контролировать сроки хранения отработанных аккумуляторов, поскольку они должны быть сданы на утилизацию не позже трех месяцев после списания.

Напомним также, что не только АБ, но и другие металлические детали (особенно содержащие цветные металлы) подлежат сдаче специализированному предприятию. Таким образом, комиссия учреждения должна определить возможность дальнейшего использования таких материальных ценностей и оценить их.

При отражении ремонта служебного автомобиля в учете следует помнить, что запасные части, предназначенные для ремонта транспортных средств (моторы, автомобильные шины, включая покрышки, камеры и ободные ленты и т. п.), независимо от их стоимости, следует учитывать на субсчете 238 «Запасные части к транспортным средствам, машинам и оборудованию». А вот информацию об отработанных узлах и деталях (в том чистые АБ), которые подлежат сдаче специализированным предприятиям как лом черных и цветных металлов, необходимо обобщать на субсчете 261 «Запасы для распределения, передачи, продажи».

Порядок отражения операций по ремонту автомобиля собственными силами на счетах бухгалтерского учета рассмотрим на условном примере.

Пример . Во время диагностики технического состояния служебного автомобиля бюджетного учреждения был выявлен ряд неисправностей. Результаты осмотра отражены в Ведомости дефектов на ремонт транспортных средств. На основании Ведомости руководитель учреждения издал распоряжение о проведении ремонта автомобиля собственными силами и приобретении всех необходимых запасных частей.

Для устранения неполадок были приобретены такие запчасти: аккумулятор 60 А/ч стоимостью 1278 грн. (в том числе НДС — 213 грн.), гидрокомпенсаторы — 1016 грн. (8 шт. х х 127 грн.) (в том числе НДС — 169,33 грн.), ролик ГРМ — 300 грн. (в том числе НДС — 50 грн.), ремень ГРМ — 360 грн. (в том числе НДС — 60 грн.), ролик генератора — 250 грн. (в том числе НДС — 41,67 грн.), прокладка ГБЦ — 210 грн. (в том числе НДС — 35 грн.).

Использованные для ремонта запчасти списаны с баланса после их установки на автомобиль на основании Акта списания по типовой форме № З-2.

Отработанный аккумулятор после изъятия и замены новым был оприходован как лом цветных металлов (свинец в количестве 10 кг). Средства от сдачи лома специализированному предприятию в сумме 150 грн. зачислены на специальный счет учреждения.

В бухгалтерском учете эти операции необходимо отражать следующим образом:

№ п/п

Содержание хозяйственной операции