Особенности бухгалтерского учета ремонта автомобиля

Текущий и капитальный ремонт, прохождение периодических техосмотров автомобилей – насущная необходимость, позволяющая поддерживать имущество в состоянии, пригодном для эксплуатации, с целью извлечения прибыли. В ходе этих мероприятий возникают расходы, которые необходимо отражать в налоговом и бухгалтерском учете. К таким расходам можно отнести приобретение запчастей, ремонтные работы технических специалистов СТОА, ремонтных мастерских, профилактические осмотры техники.

Вопрос: Как отразить в учете организации-арендатора расходы на текущий ремонт автомобиля, полученного по договору аренды без экипажа, произведенный вспомогательным производством организации?
Затраты на текущий ремонт автомобиля составили 40 000 руб. (в том числе материалы, заработная плата работников, страховые взносы). В месяце завершения ремонтных работ использованные материалы стоимостью 24 000 руб. полностью оплачены, а заработная плата и страховые взносы оплачены в следующем месяце. Автомобиль используется в основном производстве организации. Резерв на ремонт основных средств (ОС) для целей налогообложения прибыли организацией не создавался. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на последнее число каждого календарного месяца.
Посмотреть ответ

Возникновение расходов на автомобиль и их текущий учет

Организация, эксплуатирующая автомобиль, может производить ремонт самостоятельно, а может поручить техническое обслуживание и ремонтные работы специалистам на стороне. В налоговом учете такие расходы относят к прочим согласно п. 1 ст. 260 НК РФ. Их следует признать в том периоде, когда они осуществлялись. Бухгалтерский учет производится на основе первичных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Рассмотрим учет ремонтов на примере ОСНО.

Вопрос: Организация на ОСН приобрела в лизинг автомобиль. В январе произошло ДТП не по вине лизингополучателя, в результате которого автомобиль не подлежит ремонту. Можно ли учесть лизинговые платежи с января по июль до окончания срока лизинга в составе расходов по налогу на прибыль?
Посмотреть ответ

Ремонт и техобслуживание сторонней организацией

Исчерпывающего перечня документов законодательством не предусмотрено. Практикой выработан следующий порядок оформления работ:

• заключение договора со СТОА, сервисным центром, как правило, на год;
• составление заявки на ремонт с перечнем работ и необходимых запчастей;
• акт приема-передачи авто в ремонт с описанием дефектов и проблемных зон;
• составление заказа-наряда с подробным описанием работ и их стоимостью;
• акт приема-сдачи работ после их окончания;
• счет-фактура (при необходимости);
• акт приема-передачи автомобиля в натуре.

Вопрос: Как отразить в учете организации-дилера проведение гарантийного ремонта проданных автомобилей (приобретенных у дистрибьютора), если затраты на ремонт возмещаются дистрибьютором в размере понесенных расходов? Организация признает оценочное обязательство в связи с необходимостью проведения гарантийного ремонта в бухгалтерском учете, но оно уже полностью использовано ранее, и произведенные расходы им не покрываются. В налоговом учете резерв на гарантийный ремонт не создается.
Стоимость проведенного гарантийного ремонта составила 52 000 руб. (в том числе стоимость запчастей — 20 000 руб. (без НДС), сумма НДС, ранее принятого к вычету при их приобретении, — 4 000 руб.). Отчет о стоимости выполненных работ и использованных запчастей направлен дистрибьютору. Возмещение получено на расчетный счет в том отчетном периоде, в котором произведен гарантийный ремонт.
Посмотреть ответ

Пусть ООО «Звездочка» приняло решение, обратившись в стороннюю организацию, отремонтировать автомобиль КамАЗ. Стоимость работ, согласно счету на оплату, составила 175000 рублей, включая НДС.

Проводки будут выглядеть следующим образом:

• Дт 25 Кт60 — 175000,00 руб. Задолженность СТОА;
• Дт 19 Кт 60 — 26694,92 руб. Отражен НДС;
• Дт 60 Кт 51 — 175000,00 руб. Уплачено СТОА за работу;
• Дт 68 Кт 19 — 26694,92 руб. Предъявлен к вычету НДС.

В каком размере организация-арендодатель может учесть для целей налога на прибыль расходы на ремонт застрахованного автомобиля, переданного в аренду (п. 1 ст. 260 НК РФ)?

Ремонт и техобслуживание внутри организации

Как правило, внутри организации используются следующие документы, учитывающие и подтверждающие ремонт:

• план ремонтов;
• дефектные ведомости;
• заявки ответственных за состояние парка лиц на покупку запчастей, первичные накладные, счета-фактуры и другие документы;
• требования-накладные на выдачу запчастей;
• акты на списание запчастей и материалов на ремонт;
• инвентарные карточки и книги с отметками о ремонтах.

Пусть ООО «Звездочка» отремонтировало КамАЗ своими силами. Стоимость запчастей составила 75000 рублей, а заработная плата работников мастерской, занятых ремонтом – 25000 рублей.

Проводки будут такими:

• Дт 25 Кт 10/5 — 75000,00 руб. Списаны запасные части на ремонт;
• Дт 25 Кт 70 — 25000,00 руб. Начислена заработная плата;
• Дт 25 Кт 68,69 — 7500 руб. Отчисления в фонды с заработной платы.

Создание резерва на проведение ремонтов

Резервирование средств для будущих ремонтов – право организации, а не ее обязанность. Необходимо прописать необходимость такого резерва в учетной политике. Расчет отчислений в резерв базируется на данных дефектных ведомостей, стоимости автомобиля, сроках его службы и технических характеристиках. Составляется годовая смета ремонта и обслуживания автомобиля.

Пусть расчетная сметная стоимость на год — 360000,00 рублей, на месяц — 30000,00 рублей.

Проводки и расчеты используются такие: Дт 25 Кт 96 30000,00 руб.

ООО «Звездочка» произвело ремонт КамАЗа в СТОА в январе на сумму 75000, руб., включая НДС 11440,68 руб. Резерв составил 30000,00 руб. Сумма без НДС 63559,32 руб.:

• Дт 60 Кт 51 — 75000, 00 руб. Оплачен ремонт СТОА;
• Дт 96 Кт 60 — 30000, 00 руб. Ремонт за счет фонда.

63779,32 — 30000,00 = 33779, 32

• Дт 97 Кт 60 — 33779,32 руб. Оставшаяся сумма включена в расходы будущих периодов;
• Дт 19 Кт 60 — 11440,68 руб. Учтен НДС;
• Дт 68 Кт 19 — 11440,68 руб. НДС предъявлен к вычету.

Следует сказать об особенностях учета ремонтов в случаях, когда автомобиль арендуется или берется по договору лизинга.

Автомобиль в аренде

Существуют два вида договора аренды автомобиля:

• без экипажа;
• с экипажем (временное фрахтование).

В первом случае, согласно ст. 642 ГК РФ, арендатор получает право временно пользоваться автомобилем, в том числе и управлять им, содержать в надлежащем виде. Арендодатель получает плату за пользование своим авто. Далее, согласно положениям ст. 644 ГК РФ, текущий и капитальный ремонт автомобиля обязан осуществлять арендатор. Он же и поддерживает надлежащее техническое состояние автомобиля, признавая затраты по закону.

Статья 264 (п. 11-1) позволяет сделать это организациям, применяющим ОСНО, а статья 346.16 (п. 12) – применяющим УСН. Все расходы должны иметь документальное подтверждение, на основании должным образом оформленных первичных документов.

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей признаются без проблем для организаций, применяющих ОСНО:

• если автомобиль является амортизируемым – на основании ст. 260 НК РФ вне зависимости, прописано это в договоре или нет;
• если авто амортизации не подлежит (например, арендовано у частного лица или организации на спецрежиме) – на основании ст. 264 НК РФ (п. 1-49).

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей у организации на УСН признаются однозначно, только если эти автомобили амортизируются. Об этом сказано в ст. 346.16 (п. 4) НК РФ: в перечень ОС включаются те основные средства, которые признаны амортизируемыми (исходя из положений гл. 25 НК РФ). Следовательно, в расходах можно учитывать затраты только амортизируемых автомобилей. Указаний на возможность включать в расходы ремонт и техобслуживание арендуемых у частных лиц автомобилей, которые не подлежат амортизации, у упрощенцев нет. Может возникнуть ситуация, которую налоговые органы вправе трактовать не в пользу арендодателя.

Во втором случае автомобиль арендуется с экипажем. Арендодатель предоставляет за плату, помимо самого автомобиля, и услуги водителя. Здесь, согласно 634 ГК РФ, арендодатель самостоятельно производит ремонты как текущие, так и капитальные.

Внимание! Затраты на приобретение запчастей организацией невозможно будет признать в расходах, поскольку их приобретение является по законодательству обязанностью арендодателя и входит в понятие ремонта автомобиля.

Автомобиль в лизинге

Согласно Закону №164-ФЗ от 29-10-98 г., рассматривающему вопросы лизинга (финансовой аренды), лизингополучатель обязан ремонтировать, производить техобслуживание, охранять принятое им по договору имущество. Если в договоре не прописано иное, положения ст. 17-1 ФЗ 164 являются основанием для включения указанных затрат в расчеты для целей налогообложения. Подтверждается это правило и указаниями ст. 260 НК РФ (п. 1,2). При этом не играет существенной роли, стоит ли автомобиль на балансе лизингодателя либо лизингополучателя – по общему правилу расходы по нему лежат на организации, получившей имущество.

Внимание! Первичные документы и учетные данные должны не только подтверждать факт расходов на автомобиль, но и содержать указание на использование этого автомобиля в производственных целях, для получения организацией дохода, подтверждать экономическую обоснованность расходов.

Расходы на ремонт автомобиля

«Советник бухгалтера», 2006, N 8

Любой автомобиль рано или поздно ломается. И тогда хозяевам автотранспорта приходится тратиться на ремонт. От вида ремонтных работ зависит способ их отражения в учете организации.

Ремонт текущий, средний, капитальный

В зависимости от объема и периодичности выполняемых работ различают три вида ремонта: текущий, средний и капитальный.

Основная задача текущего ремонта — профилактическая. Его проводят, чтобы предохранить транспортные средства от преждевременного физического износа. Обычно такие ремонты производят систематически, например раз в квартал.

Средний ремонт нужен, чтобы автотранспортные средства не вышли из строя раньше времени. Отличие среднего ремонта от текущего состоит в том, что он производится реже, например раз в год. При этом в ремонтируемом автомобиле заменяют часть основных деталей.

Если же разбирают двигатель, ремонтируют базовые и корпусные детали либо заменяют их на новые, то такой ремонт считается капитальным. Насколько часто нужно делать капитальный ремонт, зависит от того, как интенсивно эксплуатируют транспортное средство. Как правило, такой ремонт производят не чаще одного раза в несколько лет либо в связи с выходом из строя узлов или деталей.

Ремонт автомобиля нужно проводить в соответствии с планом, который заранее разрабатывают с учетом технических характеристик машины, условий ее эксплуатации и других причин. В план записывают, что именно подлежит ремонту, какие запчасти будут заменены, и указывают общую сумму расходов. Надо учитывать, что план составляют исходя из системы планово-предупредительного ремонта, утвержденной приказом или распоряжением руководителя организации. Эта система должна определять порядок обслуживания транспортных средств, проведение их текущих или средних ремонтов, а также капитального и особо сложного ремонта отдельных объектов. План ремонта утверждает приказом или распоряжением руководитель организации.

Когда машину ставят на капитальный ремонт, ее инвентарную карточку в картотеке нужно переложить в группу «Основные средства в ремонте».

Принимая автотранспортное средство из ремонтной мастерской, необходимо составить Акт приемки-передачи по форме N ОС-3 . В нем нужно указать все детали и узлы, которые были восстановлены или заменены.

Форма N ОС-3 утверждена Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

Любой ремонт делают с одной целью: поддержать основные средства в рабочем состоянии. При этом ни текущий, ни средний, ни даже капитальный ремонты никак не улучшают технических характеристик, не изменяют назначения и не придают новых качеств отремонтированным транспортным средствам. Если же это все-таки происходит, то речь идет уже не о ремонте, а о достройке, дооборудовании, модернизации и реконструкции объекта. Например, замена в «Волге» отечественного двигателя на импортный — это уже не капитальный ремонт, а модернизация со всеми вытекающими отсюда налоговыми последствиями.

Это очень важно помнить, ведь затраты на проведение модернизации автомобиля следует включать в первоначальную стоимость улучшенных объектов. Такое правило действует и в бухгалтерском (п. 14 ПБУ 06/01), и в налоговом учете (п. 2 ст. 257 НК РФ). Расходы же на ремонт первоначальную стоимость автотранспортных средств не изменяют.

Отражение расходов на ремонт в бухгалтерском и налоговом учете

Затраты на ремонт транспортных средств отражаются в том отчетном периоде, когда они произведены. Как учитывать расходы на проведение ремонта, зависит от того, каким образом проводится ремонт. Ведь предприятие может отремонтировать автотранспортное средство своими силами или же привлечь для проведения работ специализированную организацию.

Ремонтируем транспорт в автосервисе

В этом случае основанием для проводок в бухгалтерском учете будут:

• акт выполненных работ или заказ-наряд от автосервиса, подтверждающий факт проведения ремонта;
• счет-фактура от автосервиса, в котором указана сумма НДС, что позволяет обоснованно возместить ее из бюджета;
• платежные документы (платежное поручение, квитанция к приходному кассовому ордеру, расходный кассовый ордер, авансовый отчет, чек ККМ), подтверждающие оплату услуг автосервиса и стоимости запасных частей.

Пример 1. В июне 2006 г. ООО «Салют» решило отремонтировать грузовой автомобиль. Для этого оно обратилось в автосервис. Стоимость работ составила 11 800 руб., в том числе НДС — 1800 руб.

В бухгалтерском учете ООО «Салют» были сделаны следующие проводки:

Дебет 25 Кредит 60

10 000 руб. (11 800 — 1800) — отражена стоимость выполненных ремонтных работ;

Дебет 19 Кредит 60

1800 руб. — учтена сумма НДС по ремонтным работам;

Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС»

1800 руб. — сумма НДС предъявлена к налоговому вычету;

Дебет 60 Кредит 51

11 800 руб. — погашена задолженность перед автосервисом;

Дебет 20 Кредит 25

10 000 руб. — затраты на ремонт автомобиля включены в расходы отчетного периода.

Организация имеет право на вычет суммы НДС по ремонту автотранспортного средства, выполненному сторонней организацией. Но только в том случае, если она использует этот автомобиль в деятельности, облагаемой НДС, и при условии, что:

• имеется счет-фактура, выставленный организацией, которая осуществляла ремонт;
• подписан двусторонний Акт выполненных ремонтных работ.

В противном случае сумма НДС по ремонтным работам к вычету не принимается, а учитывается в стоимости ремонта.

Существует еще один случай, когда сумма «входного» НДС по ремонтным работам не может быть предъявлена к налоговому вычету: когда расходы по ремонту автомобиля возмещаются страховой компанией (см. Письмо УМНС по г. Москве от 12.02.2004 N 24-11/8704).

Чиним автомобиль самостоятельно

Если же ремонт проводят хозяйственным способом, то есть силами самой организации, то первичными документами, на основании которых делают учетные записи, будут:

• накладная от поставщика запасных частей;
• смета ремонтных работ;
• дефектная ведомость ремонта автомобиля;
• акт приема выполненных работ;
• акт о списании израсходованных запчастей и т.д.

Эти документы необходимы для экономического обоснования расходов на ремонт.

Вычет НДС по запчастям и агрегатам, которые используют для ремонта автотранспортного средства, производят по мере их оприходования независимо от того, когда фактически будет выполняться ремонт, при условии, что выполнены все требования, установленные ст. 171 НК РФ.

Пример 2. В 2006 г. ООО «Кузнец» отремонтировало легковой автомобиль собственными силами. Для этого со склада были выданы запчасти стоимостью 5480 руб. (без НДС).

Заработная плата работников за проведение ремонта составила 2000 руб. Сумма начисленного ЕСН равна 520 руб.

В бухгалтерском учете ООО «Кузнец» сделаны следующие проводки:

Кредит 10, субсчет «Запасные части»

5480 руб. — списаны запчасти на проведение ремонта;

Дебет 25 Кредит 70

2000 руб. — начислена заработная плата за проведение ремонта;

Дебет 25 Кредит 68, 69

520 руб. — начислена сумма ЕСН;

Дебет 20 Кредит 25

8000 руб. (5480 + 2000 + 520) — затраты на ремонт легкового автомобиля включены в расходы.

Налоговый учет расходов

Расходы на ремонт основных средств в налоговом учете относятся к прочим расходам и уменьшают налогооблагаемую прибыль в полном объеме в том отчетном периоде, в котором они осуществлены (п. 1 ст. 260 НК РФ).

Причем в регистрах налогового учета предприятие должно сгруппировать расходы на ремонт автотранспортного средства по отдельным элементам, например стоимость запасных частей и материалов, расходы на оплату труда рабочих-ремонтников, услуги сторонних организаций (ст. 324 НК РФ).

При налогообложении прибыли можно учесть и расходы по арендованным автомобилям. Но здесь необходимо соблюсти два условия. Во-первых, в договоре с арендодателем должно быть указано, что он не будет возмещать арендатору средства, истраченные на ремонтные работы. А во-вторых, в налоговом учете у арендодателя отремонтированные автотранспортные средства должны числиться в составе амортизируемого имущества.

При расчете налогооблагаемой прибыли можно взять данные о расходах по ремонту транспортных средств из бухгалтерского учета. Однако нужно иметь в виду, что использовать данные бухучета о расходах по ремонту имеет смысл только тем организациям, которые принимают материалы к бухгалтерскому учету по той же стоимости, что и для целей налогообложения.

Все это касается лишь тех случаев, когда автомобиль используют в производственной деятельности предприятия. А если автомобиль работает в обслуживающих производствах и хозяйствах (ОПХ)?

Налоговая база по деятельности обслуживающих производств и хозяйств формируется отдельно от налоговой базы по иным видам деятельности (ст. 275 НК РФ). Следовательно, расходы на ремонт автотранспортных средств ОПХ должны учитываться отдельно. Об этом говорится в Письме Минфина России от 07.10.2003 N 04-02-05/3/75.

Если автотранспортные средства ремонтируют неравномерно в течение года, то можно сначала учитывать расходы на ремонт на счете 97 «Расходы будущих периодов», а затем равномерно списывать на текущие расходы. Порядок списания расходов будущих периодов организация должна установить самостоятельно и закрепить в своей учетной политике.

На наш взгляд, этот способ учета расходов на ремонт только усложнит работу бухгалтера, так как в налоговом учете расходы на ремонт в полном объеме включают в расходы текущего отчетного периода. Различный порядок учета приведет к тому, что в бухгалтерском учете образуются налогооблагаемые временные разницы, на основании которых необходимо формировать отложенное налоговое обязательство в соответствии с ПБУ 18/02 «Учет расходов по налогу на прибыль».