Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа

Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Роль документа

Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

• его техническое состояние;
• пройденный километраж;
• часы работы водителя;
• совершенные переезды в течение смены;
• расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

• водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
• бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
• сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
• если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
• путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности документа

Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.

В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Образец заполнения путевого листа

Итак, в лист по порядку вписываются:

• дата его составления;
• название организации и ее адрес;
• код по ОКПО;
• марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
• государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
• данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:

• кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
• адрес подачи;
• время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
• подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.

С правой стороны документа указываются:

• сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
• затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
• затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется

• адрес, с которого автомобиль выехал,
• место назначения,
• время выезда и возвращения,
• пройденный километраж,
• подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Можно ли обойтись без путевого листа

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций, эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

Путевой лист ремонт автомобиля

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В учреждении за каждым транспортным средством закреплен водитель. Транспортное средство находится на длительном ремонте в автосервисе.
Должно ли учреждение оформить путевый лист на такое транспортное средство в целях учета рабочего времени водителя?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В дни, когда транспортное средство находится на ремонте в автосервисе и эксплуатация транспортного средства не осуществляется, учреждение не обязано оформлять путевой лист.
В целях контроля рабочего времени водителей локальными актами учреждения может быть предусмотрен порядок оформления путевых листов в период ремонта автомобиля.

Обоснование вывода:
Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», далее — УАТ). Часть вторая ст. 6 УАТ запрещает перевозить пассажиров и грузы без оформления путевого листа на транспортное средство.
По общему правилу путевой лист оформляется при выезде транспортного средства в рейс (п. 10 приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ N 152) и оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом*(1). Его обязательные реквизиты и порядок заполнения должны применяться всеми юридическими лицами, эксплуатирующими легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (п.п. 2, 9 Приказа N 152).
Напомним, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Вместе с тем рабочее время водителя состоит не только из времени управления автомобилем, в него также включаются и иные периоды, предусмотренные п. 15 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденного приказом Министерства транспорта РФ от 20.08.2004 N 15. В табеле учета рабочего времени указывается общая продолжительность работы водителя за день (смену). При этом для учета фактически отработанного каждым водителем времени используются путевые листы, поскольку они являются документами по учету работы и основанием для начисления заработной платы водителям (п. 14 ст. 2 УАТ).
Таким образом, исходя из вышеуказанных законодательных норм, в ситуации, изложенной в вопросе, считаем, что в дни, когда транспортное средство находится на ремонте в автосервисе и эксплуатация транспортного средства не осуществляется, учреждение не обязано оформлять путевой лист. Отметим, что специалисты Роструда также считают, что для ремонта автомобиля путевой лист оформлять не нужно (смотрите, например, вопрос-ответ с портала «Онлайнинспекция.РФ»). В то же время полагаем, что в целях контроля рабочего времени водителей локальными актами учреждения может быть предусмотрен порядок оформления путевых листов в период ремонта автомобиля.

Рекомендуем также ознакомиться с материлом:
— Энциклопедия решений. Путевой лист: кому и зачем нужен.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина

Ответ прошел контроль качества

24 ноября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Обязанность составлять путевые листы в соответствии с требованиями Приказа N 152 распространяется не только на организации, которые занимаются перевозками пассажиров и грузов на основании договоров перевозки, но и на тех юридических лиц, с использованием транспортных средств которых осуществляются перевозки пассажиров или грузов для собственных нужд этих хозяйствующих субъектов (определение КС РФ от 29.01.2019 N 234-О, постановления ВС РФ от 13.09.2018 N 31-АД18-14, Восемнадцатого ААС от 27.09.2018 N 18АП-12206/18). За управление транспортным средством без оформления путевого листа предусмотрена административная ответственность (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Как заполнять путевые листы если машинная находится на ремонте.

Если машина в ремонте-путевые листы не заполняются.

Путевой лист.

Какой у Вас вопрос?

Путевые листы. Обязан ли я хранить путевые листы после того как закрыл И.П.

Обязан ли я хранить путевые листы после того как закрыл И.П.

Согласно ст. 29 ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Поэтому, не торопитесь избавляться от них.

Путевые листы кто должен заполнять

Пожалуйста кто должен заполнять путевые листы водителя? Раньше был диспетчер заполняла она! А сейчас она ушла и заставляют водителей.

Заполнять должен сам водитель. Возложение обязанностей на иного работника-по решению работодателя.

Путевые листы на арендованные автомобили у сотрудников

Нужен ли путевой лист для ООО на арендованные у сотрудников автомобили?. Авто используется не для перевозки грузов/пассажиров. Если нужен, то нужны там отметки медика и механика. За рулем сами собственники ТС (разъездной характер работы)

Нужен ли путевой лист для ООО на арендованные у сотрудников автомобили?. Авто используется не для перевозки грузов/пассажиров. Если нужен, то нужны там отметки медика и механика. За рулем сами собственники ТС (разъездной характер работы)

Евгений, да, нужен путевой лист и отметка механика и медика т.к. ваш авто арендован ООО.

Всего хорошего, удачи вам.

Не могу найти нормативную базу где прописано, что необходима отметка медика и механика в путевом листе.

Не могу найти нормативную базу где прописано, что необходима отметка медика и механика в путевом листе.

Это требование Межотраслевых правил по охране труда на автомобильном транспорте

1. Нормативные правовые акты, регламентирующие обучение:

— Федеральный закон О безопасности дорожного движения от 10.12.1995 г. № 196-ФЗ;

— Положение об обеспечении безопасности дорожного движения в предприятиях, учреждениях, организациях, осуществляющих перевозки пассажиров и грузов, утвержденное Приказом Минтранса РФ от 09.03.1995 N 27;

— РД-26127100-1070-01 Программа ежегодных занятий с водителями автотранспортных организаций, утвержденная первым заместителем Министра транспорта РФ 02.10.2001 г.;

— ПОТ Р М-027-2003 Межотраслевые правила по охране труда на автомобильном транспорте, утвержденные Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 12.05.2003 г. № 28;

— ГОСТ 12.0.004-90 Организация обучения безопасности труда.

Опять же, Вы не слушаете. Данная нормативная база относится к транспортным организациям и их аналогам.

Опять же, Вы не слушаете. Данная нормативная база относится к транспортным организациям и их аналогам.

Приказ 152 распространяется только на автотранспортные предприятия. И вот почему

Принят он во исполнение ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», о чем прямо говорится в самом начале приказа.

А в ст. 1 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ, он регулирует отношения по оказанию услуг автотранспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ, и определяет общие условия перевозок пассажиров и багажа, грузов. Перевозка грузов, пассажиров и багажа осуществляется по договору перевозки, согласно которому перевозчик обязуется доставить груз (пассажиров и багаж) в пункт назначения, а отправитель груза (пассажир) должен внести установленную провозную плату (п. 1 ст. 784, п. 1 ст. 785, п. 1 ст. 786, п. 1 ст. 790 Гражданского кодекса РФ). Следовательно, Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ распространяется на автотранспортные предприятия, а также на индивидуальных предпринимателей, которые занимаются перевозкой пассажиров и грузов. Поэтому Приказом N 152, который разработан согласно указанному Закону, также должны руководствоваться перевозчики.

Кроме того, в Письме Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 указано, что путевой лист — лишь один из документов, который может подтверждать затраты на ГСМ. Так что если есть иные документы, которые свидетельствуют о произведенных затратах, путевые листы можно вообще не заполнять. Подтверждают это и суды (Постановление ФАС Московского округа от 19.12.2008 N КА-А 40/11889-08,ФАС Уральского округа от 29.07.2009 N Ф 09-5245/09-С 2).

1.1.1. Межотраслевые Правила по охране труда на автомобильном транспорте (далее — Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом «Об основах охраны труда в Российской Федерации»* и Трудовым кодексом Российской Федерации**.

* Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 29.

** Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1, ч. 1, ст.3702.

1.1.2. Настоящие Правила распространяются на работников автотранспортных организаций (АТП), автотранспортных цехов, участков иных организаций, предоставляющих услуги по техническому обслуживанию, ремонту и проверке технического состояния автотранспортных средств (станции технического обслуживания, авторемонтные и шиноремонтные организации, гаражи, стоянки и т.п.), а также на предпринимателей, осуществляющих перевозки грузов и пассажиров (далее — организации).

Уважаемый Евгений! Вы в своем вопросе не уточняли, к какой отрасли относится Ваше ООО, это во-первых. Во-вторых, поскольку за рулем автомобиля сидит работник — это уже пассажир, даже если он перевозит сам себя. И, поскольку транспортные средства находятся в аренде у ООО, оно несет бремя ответственности за техническое состояние арендованных ТС, а следовательно, при эксплуатации данного транспорта требуется ежедневное подтверждение надлежащего технического состояния автомобиля путем ежедневной проверки тех. состояния и недопущения транспортных средств к эксплуатации при наличии у них неисправностей, угрожающих безопасности дорожного движения, о чем делается соответствующая отметка в путевом листе.

Для понимания необходимости проведения предрейсовых/послерейсовых медицинских осмотров нужно знать, кем работают Ваши «арендаторы».

А к чему Вам такие сложности с арендой? Не проще делать работникам доплату?

Удачи Вам и всех благ!

Путевые листы на арендованные автомобили у сотрудников.

Нужен ли путевой лист для ООО на арендованные у сотрудников автомобили?.

Авто используется НЕ для перевозки грузов/пассажиров. Если нужен, то нужны там отметки медика и механика. За рулем сами собственники ТС (разъездной характер работы). Система налогообложения упрощенная (6%). Грубо говоря, фактически — это компенсация за использование личного автотранспорта посредством договора аренды.