Особенности бухгалтерского учета ремонта автомобиля

Текущий и капитальный ремонт, прохождение периодических техосмотров автомобилей – насущная необходимость, позволяющая поддерживать имущество в состоянии, пригодном для эксплуатации, с целью извлечения прибыли. В ходе этих мероприятий возникают расходы, которые необходимо отражать в налоговом и бухгалтерском учете. К таким расходам можно отнести приобретение запчастей, ремонтные работы технических специалистов СТОА, ремонтных мастерских, профилактические осмотры техники.

Вопрос: Как отразить в учете организации-арендатора расходы на текущий ремонт автомобиля, полученного по договору аренды без экипажа, произведенный вспомогательным производством организации?
Затраты на текущий ремонт автомобиля составили 40 000 руб. (в том числе материалы, заработная плата работников, страховые взносы). В месяце завершения ремонтных работ использованные материалы стоимостью 24 000 руб. полностью оплачены, а заработная плата и страховые взносы оплачены в следующем месяце. Автомобиль используется в основном производстве организации. Резерв на ремонт основных средств (ОС) для целей налогообложения прибыли организацией не создавался. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на последнее число каждого календарного месяца.
Посмотреть ответ

Возникновение расходов на автомобиль и их текущий учет

Организация, эксплуатирующая автомобиль, может производить ремонт самостоятельно, а может поручить техническое обслуживание и ремонтные работы специалистам на стороне. В налоговом учете такие расходы относят к прочим согласно п. 1 ст. 260 НК РФ. Их следует признать в том периоде, когда они осуществлялись. Бухгалтерский учет производится на основе первичных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Рассмотрим учет ремонтов на примере ОСНО.

Вопрос: Организация на ОСН приобрела в лизинг автомобиль. В январе произошло ДТП не по вине лизингополучателя, в результате которого автомобиль не подлежит ремонту. Можно ли учесть лизинговые платежи с января по июль до окончания срока лизинга в составе расходов по налогу на прибыль?
Посмотреть ответ

Ремонт и техобслуживание сторонней организацией

Исчерпывающего перечня документов законодательством не предусмотрено. Практикой выработан следующий порядок оформления работ:

• заключение договора со СТОА, сервисным центром, как правило, на год;
• составление заявки на ремонт с перечнем работ и необходимых запчастей;
• акт приема-передачи авто в ремонт с описанием дефектов и проблемных зон;
• составление заказа-наряда с подробным описанием работ и их стоимостью;
• акт приема-сдачи работ после их окончания;
• счет-фактура (при необходимости);
• акт приема-передачи автомобиля в натуре.

Вопрос: Как отразить в учете организации-дилера проведение гарантийного ремонта проданных автомобилей (приобретенных у дистрибьютора), если затраты на ремонт возмещаются дистрибьютором в размере понесенных расходов? Организация признает оценочное обязательство в связи с необходимостью проведения гарантийного ремонта в бухгалтерском учете, но оно уже полностью использовано ранее, и произведенные расходы им не покрываются. В налоговом учете резерв на гарантийный ремонт не создается.
Стоимость проведенного гарантийного ремонта составила 52 000 руб. (в том числе стоимость запчастей — 20 000 руб. (без НДС), сумма НДС, ранее принятого к вычету при их приобретении, — 4 000 руб.). Отчет о стоимости выполненных работ и использованных запчастей направлен дистрибьютору. Возмещение получено на расчетный счет в том отчетном периоде, в котором произведен гарантийный ремонт.
Посмотреть ответ

Пусть ООО «Звездочка» приняло решение, обратившись в стороннюю организацию, отремонтировать автомобиль КамАЗ. Стоимость работ, согласно счету на оплату, составила 175000 рублей, включая НДС.

Проводки будут выглядеть следующим образом:

• Дт 25 Кт60 — 175000,00 руб. Задолженность СТОА;
• Дт 19 Кт 60 — 26694,92 руб. Отражен НДС;
• Дт 60 Кт 51 — 175000,00 руб. Уплачено СТОА за работу;
• Дт 68 Кт 19 — 26694,92 руб. Предъявлен к вычету НДС.

В каком размере организация-арендодатель может учесть для целей налога на прибыль расходы на ремонт застрахованного автомобиля, переданного в аренду (п. 1 ст. 260 НК РФ)?

Ремонт и техобслуживание внутри организации

Как правило, внутри организации используются следующие документы, учитывающие и подтверждающие ремонт:

• план ремонтов;
• дефектные ведомости;
• заявки ответственных за состояние парка лиц на покупку запчастей, первичные накладные, счета-фактуры и другие документы;
• требования-накладные на выдачу запчастей;
• акты на списание запчастей и материалов на ремонт;
• инвентарные карточки и книги с отметками о ремонтах.

Пусть ООО «Звездочка» отремонтировало КамАЗ своими силами. Стоимость запчастей составила 75000 рублей, а заработная плата работников мастерской, занятых ремонтом – 25000 рублей.

Проводки будут такими:

• Дт 25 Кт 10/5 — 75000,00 руб. Списаны запасные части на ремонт;
• Дт 25 Кт 70 — 25000,00 руб. Начислена заработная плата;
• Дт 25 Кт 68,69 — 7500 руб. Отчисления в фонды с заработной платы.

Создание резерва на проведение ремонтов

Резервирование средств для будущих ремонтов – право организации, а не ее обязанность. Необходимо прописать необходимость такого резерва в учетной политике. Расчет отчислений в резерв базируется на данных дефектных ведомостей, стоимости автомобиля, сроках его службы и технических характеристиках. Составляется годовая смета ремонта и обслуживания автомобиля.

Пусть расчетная сметная стоимость на год — 360000,00 рублей, на месяц — 30000,00 рублей.

Проводки и расчеты используются такие: Дт 25 Кт 96 30000,00 руб.

ООО «Звездочка» произвело ремонт КамАЗа в СТОА в январе на сумму 75000, руб., включая НДС 11440,68 руб. Резерв составил 30000,00 руб. Сумма без НДС 63559,32 руб.:

• Дт 60 Кт 51 — 75000, 00 руб. Оплачен ремонт СТОА;
• Дт 96 Кт 60 — 30000, 00 руб. Ремонт за счет фонда.

63779,32 — 30000,00 = 33779, 32

• Дт 97 Кт 60 — 33779,32 руб. Оставшаяся сумма включена в расходы будущих периодов;
• Дт 19 Кт 60 — 11440,68 руб. Учтен НДС;
• Дт 68 Кт 19 — 11440,68 руб. НДС предъявлен к вычету.

Следует сказать об особенностях учета ремонтов в случаях, когда автомобиль арендуется или берется по договору лизинга.

Автомобиль в аренде

Существуют два вида договора аренды автомобиля:

• без экипажа;
• с экипажем (временное фрахтование).

В первом случае, согласно ст. 642 ГК РФ, арендатор получает право временно пользоваться автомобилем, в том числе и управлять им, содержать в надлежащем виде. Арендодатель получает плату за пользование своим авто. Далее, согласно положениям ст. 644 ГК РФ, текущий и капитальный ремонт автомобиля обязан осуществлять арендатор. Он же и поддерживает надлежащее техническое состояние автомобиля, признавая затраты по закону.

Статья 264 (п. 11-1) позволяет сделать это организациям, применяющим ОСНО, а статья 346.16 (п. 12) – применяющим УСН. Все расходы должны иметь документальное подтверждение, на основании должным образом оформленных первичных документов.

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей признаются без проблем для организаций, применяющих ОСНО:

• если автомобиль является амортизируемым – на основании ст. 260 НК РФ вне зависимости, прописано это в договоре или нет;
• если авто амортизации не подлежит (например, арендовано у частного лица или организации на спецрежиме) – на основании ст. 264 НК РФ (п. 1-49).

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей у организации на УСН признаются однозначно, только если эти автомобили амортизируются. Об этом сказано в ст. 346.16 (п. 4) НК РФ: в перечень ОС включаются те основные средства, которые признаны амортизируемыми (исходя из положений гл. 25 НК РФ). Следовательно, в расходах можно учитывать затраты только амортизируемых автомобилей. Указаний на возможность включать в расходы ремонт и техобслуживание арендуемых у частных лиц автомобилей, которые не подлежат амортизации, у упрощенцев нет. Может возникнуть ситуация, которую налоговые органы вправе трактовать не в пользу арендодателя.

Во втором случае автомобиль арендуется с экипажем. Арендодатель предоставляет за плату, помимо самого автомобиля, и услуги водителя. Здесь, согласно 634 ГК РФ, арендодатель самостоятельно производит ремонты как текущие, так и капитальные.

Внимание! Затраты на приобретение запчастей организацией невозможно будет признать в расходах, поскольку их приобретение является по законодательству обязанностью арендодателя и входит в понятие ремонта автомобиля.

Автомобиль в лизинге

Согласно Закону №164-ФЗ от 29-10-98 г., рассматривающему вопросы лизинга (финансовой аренды), лизингополучатель обязан ремонтировать, производить техобслуживание, охранять принятое им по договору имущество. Если в договоре не прописано иное, положения ст. 17-1 ФЗ 164 являются основанием для включения указанных затрат в расчеты для целей налогообложения. Подтверждается это правило и указаниями ст. 260 НК РФ (п. 1,2). При этом не играет существенной роли, стоит ли автомобиль на балансе лизингодателя либо лизингополучателя – по общему правилу расходы по нему лежат на организации, получившей имущество.

Внимание! Первичные документы и учетные данные должны не только подтверждать факт расходов на автомобиль, но и содержать указание на использование этого автомобиля в производственных целях, для получения организацией дохода, подтверждать экономическую обоснованность расходов.

3.2. Правила оформления заказов и приемки автотранспортных средств

3.2.1. Заказы на выполнение технического обслуживания, ремонта автотранспортных средств и отдельных агрегатов подаются заказчиком в форме письменной заявки.

3.2.2. Оформление заказов производится при предъявлении документа, удостоверяющего личность заказчика, технического паспорта на автотранспортное средство. Заказчик, не являющийся владельцем, предъявляет заверенную в установленном порядке доверенность на право распоряжения автотранспортным средством.

Предприятие (организация, учреждение) предоставляет гарантийное письмо с указанием объема работ, подписанное руководителем предприятия и главным бухгалтером. Представитель заказчика предъявляет доверенность на право сдачи автотранспортного средства в техническое обслуживание и ремонт и его получения с предприятия.

В случае невозможности принятия автотранспортного средства на техническое обслуживание и ремонт в заявке должна быть указана причина отказа, подписанная соответствующим должностным лицом.

3.2.3. Право на внеочередное пользование всеми видами услуг на автообслуживающих предприятиях предоставляется отдельным категориям граждан в соответствии с действующим законодательством.

Заказчики, пользующиеся правом на внеочередное пользование услугами, предъявляют соответствующие документы и технический паспорт на автотранспортное средство. Право на внеочередное обслуживание сохраняется за ними при пользовании автотранспортным средством по доверенности.

Лицам, пользующимся автотранспортными средствами по доверенности, не упомянутым выше, право на внеочередное обслуживание не предоставляется.

3.2.4. Правом на внеочередное пользование услугами пользуются автотуристы, следующие транзитом (при предъявлении личного паспорта), и граждане, заключившие договора с предприятием на абонементное обслуживание.

Примечание. Транзитным считается автотурист, находящийся на расстоянии не менее 300 км от места жительства. К автотуристам относятся также водители автобусов, занятые экскурсионным обслуживанием.

3.2.5. При оформлении заказов на техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств запрещается изъятие у владельцев технических паспортов.

3.2.6. Автотранспортные средства, принятые автообслуживающим предприятием и ожидающие выполнения работ, хранятся на предприятии, в том числе на открытых площадках, а снятые с автомобиля агрегаты (кроме кузова) и узлы — в помещениях предприятия.

3.2.7. Прием в ремонт кузовов и кузовных деталей осуществляется в соответствии с требованиями РД 37.009.024-92.

При приемке аварийного автомобиля наличие справок об аварии необязательно .

Письмо ГУ ГАИ МВД СССР за номером 254 от 12.07.84.

3.2.8. Прием в ремонт автотранспортных средств иностранного производства, а также отечественных, снятых с производства свыше 10 лет, осуществляется при наличии на предприятии соответствующих агрегатов, узлов, деталей и материалов или при условии предоставления таковых заказчиком. При этом допускается проводить работы по техническому обслуживанию и ремонту этих автотранспортных средств при отсутствии нормативно-технической и технологической документации с оплатой заказа на договорной основе.

3.2.9. Заказчики, имеющие право на внеочередное пользование услугами автообслуживающего предприятия, сдают автотранспортные средства вне очереди, при этом уже начатые работы по техническому обслуживанию или ремонту автотранспортных средств других лиц не приостанавливаются.

Автотуристам и владельцам автотранспортных средств, находящихся на абонементном обслуживании, первоочередное право на замену номерных агрегатов не предоставляется.

3.2.10. При несогласии заказчика на проведение работ по устранению неисправностей, угрожающих безопасности движения, или при невозможности в процессе ремонта автотранспортного средства устранить указанные неисправности автообслуживающее предприятие при выдаче автотранспортного средства в заказ-наряде производит отметку: «Автотранспортное средство имеет дефекты, угрожающие безопасности движения».

3.2.11. Автообслуживающее предприятие обязано выполнить согласованный с заказчиком объем работ полностью, качественно и в срок. Сроки исполнения заказов (в рабочих днях) устанавливаются в каждом конкретном случае, по согласованию с заказчиком, и не должны превышать:

— техническое обслуживание — 2-х дней (с учетом графика сменности);

— текущий ремонт (кроме кузова) — 10 дней;

— ремонт двигателя (капитальный) — 2-х дней;

— наружная окраска кузова со снятием старой краски — 15 дней;

— наружная окраска кузова без снятия старой краски — 10 дней;

— полная окраска кузова со снятием старой краски — 20 дней;

— полная окраска кузова без снятия старой краски — 15 дней;

— жестяницко-сварочные работы — 20 дней;

— сложные жестяницко-сварочные работы — 30 дней;

— жестяницко-сварочные работы с последующей окраской — 35 дней;

— сложные жестяницко-сварочные работы с последующей окраской — 50 дней.

3.2.12. Заказчик вправе отказаться от заказа на выполнение обслуживания (ремонта) и потребовать возмещения убытков, если автообслуживающее предприятие не может выполнить обслуживание (ремонт) к указанному в заказ-наряде сроку.

Заказчик вправе также назначить новый срок, в течение которого обслуживание (ремонт) должно быть выполнено.

Примечание. Данные требования заказчика не подлежат удовлетворению, если предприятие докажет, что просрочка выполнения услуги произошла по вине заказчика или вследствие непреодолимой силы.

3.2.13. Прием заявки заказчика к исполнению на автообслуживающем предприятии оформляется заказ-нарядом и при необходимости его продолжением, а заявки на гарантийный ремонт — рекламационным актом по форме, устанавливаемой изготовителем. В заказ-наряде указываются согласованный с заказчиком объем работ, необходимые запасные части и материалы, стоимость и срок выполнения заказа.

3.2.14. При оформлении заказ-наряда в случае оставления автотранспортного средства на предприятии для ремонта одновременно составляется приемо-сдаточный акт, в котором при приемке автотранспортного средства отражаются его комплектность, видимые наружные повреждения и дефекты, а также переданные заказчиком запасные части и материалы.

3.2.15. При приемке автотранспортного средства заказчику выдаются копии приемо-сдаточного акта и заказ-наряда.

3.2.16. Для ремонта автотранспортного средства могут быть использованы предоставляемые заказчиком запасные части и материалы, отвечающие требованиям действующей нормативно-технической документации. О предоставлении заказчиком запасных частей и материалов делается запись во всех экземплярах приемо-сдаточного акта.

Заказчик должен представить документы, подтверждающие законность приобретения номерных агрегатов автотранспортного средства.

3.2.17. В случае если заказчик обращается с просьбой произвести дополнительные работы, не оговоренные ранее оформленным заказом, то на основании дополнительной заявки выписывается продолжение заказ-наряда и устанавливается новый срок выполнения работ.

Дополнительные работы выполняются с учетом очередности.

3.2.18. При утрате заказчиком копии заказ-наряда или приемо-сдаточного акта автотранспортное средство выдается по письменному заявлению заказчика с предъявлением документа, удостоверяющего его личность.

3.2.19. Составление калькуляции и оформление документов по определению стоимости ремонта поврежденного автотранспортного средства, его стоимости с учетом технического состояния и амортизационного износа, а также оценка потери товарного вида производятся консультационными отделами как самостоятельный вид услуг по письменному заявлению владельца или по запросу заинтересованных организаций.

Отсутствие калькуляции у заказчика не является основанием для отказа в приеме автотранспортного средства в ремонт.

3.2.20. Выполнение услуг на автообслуживающем предприятии в присутствии заказчика, таких как подкачка шин, диагностические работы, некоторые работы ТО и ремонта, мойка и другие, может производиться без оформления заявки и приемо-сдаточного акта. При этом оформляется номерной талон, левая часть которого после окончания работ выдается заказчику. Допускается применение чеков кассовых аппаратов при оформлении и оплате работ, а также ведение кассовых операций без применения кассовых аппаратов. В этом случае владельцу выдается квитанция об уплате выполненных работ установленного образца.

3.2.21. При наличии на предприятии автотехобслуживания участков самообслуживания заказчик может производить на них техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств собственными силами с использованием оборудования и инструмента предприятия.

Заказчик обязан соблюдать установленные правила техники безопасности, пожарной безопасности и производственной санитарии. Ознакомление заказчика с требованиями «Положения о порядке предоставления услуг на участках самообслуживания СТО» выполняет представитель предприятия, о чем делается запись в специальном журнале.

3.2.22. Нахождение заказчика в основных производственных помещениях без разрешения руководства предприятия запрещается. Перечень участков, где разрешается присутствие заказчиков, устанавливается администрацией автообслуживающего предприятия.

3.2.23. Стоимость работ, запасных частей и материалов оплачивается заказчиком (индивидуальным владельцем, юридическим лицом) в соответствии с действующими прейскурантами, а при отсутствии таковых — по договорным ценам.

3.2.24. Заказчик оплачивает предоставляемые предприятием услуги, запасные части и материалы в следующем порядке:

— при стоимости заявленных работ на ТО и ремонт до 1000 руб. — после выполнения заказа;

— при стоимости заявленных работ свыше 1000 руб. — при оформлении заказа вносится аванс в размере не менее 50% ориентировочной стоимости работ и полная стоимость используемых запасных частей и материалов. Окончательный расчет производится после выполнения заказа.

Заказчик может, по своему усмотрению, оплатить полностью стоимость услуг при оформлении заказа.

3.2.25. В случае выявления в процессе ремонта необходимости выполнения дополнительных работ, не предусмотренных при первоначальном оформлении заказ-наряда, предприятие вправе выполнить эти работы в пределах 10% стоимости заказа без предварительного согласования с заказчиком, о чем заказчик предупреждается при оформлении заказ-наряда. При стоимости дополнительных работ свыше 10% заказчику направляется почтовое приглашение для согласования новой стоимости работ. Работа с автотранспортным средством в этом случае приостанавливается, и оно перемещается в зону ожидания.

Время с момента отправления и до получения этого приглашения заказчиком (по датам почтовых штемпелей) в срок исполнения заказа не входит, а общий срок выполнения заказа увеличивается.

Пункт 3.2.24 не распространяется на автотранспортные средства владельцев — юридических лиц.

3.2.26. Заказы юридических лиц выполняются в сроки, установленные на основании заказ-наряда, после предварительной оплаты полной стоимости работы, запасных частей и материалов.

3.2.27. Заказчик вправе отказаться от услуг предприятия и получить автотранспортное средство, оплатив стоимость фактически выполненных работ и возместив предприятию прямые убытки, причиненные расторжением договора .

Договором между автообслуживающим предприятием и заказчиком является оформленный в установленном порядке бланк заказ-наряда.

3.2.28. Если автообслуживающее предприятие выполнило обслуживание (ремонт) с ненадлежащим качеством либо нарушило иные условия заказа (кроме нарушения сроков исполнения работ), заказчик вправе требовать по своему выбору:

— безвозмездного устранения допущенных нарушений в соразмерный срок;

— возмещения понесенных заказчиком расходов на устранение допущенных нарушений;

— соответствующего уменьшения стоимости выполненных работ по обслуживанию (ремонту).

Сроки устранения нарушений должны соответствовать срокам, указанным в пункте 3.2.11.

3.2.29. Заказчик вправе отказаться от заказа на выполнение обслуживания (ремонта) и потребовать возмещения убытков, если в установленный срок нарушения, указанные в п. 3.2.28, не были устранены предприятием.