Особенности бухгалтерского учета ремонта автомобиля

Текущий и капитальный ремонт, прохождение периодических техосмотров автомобилей – насущная необходимость, позволяющая поддерживать имущество в состоянии, пригодном для эксплуатации, с целью извлечения прибыли. В ходе этих мероприятий возникают расходы, которые необходимо отражать в налоговом и бухгалтерском учете. К таким расходам можно отнести приобретение запчастей, ремонтные работы технических специалистов СТОА, ремонтных мастерских, профилактические осмотры техники.

Вопрос: Как отразить в учете организации-арендатора расходы на текущий ремонт автомобиля, полученного по договору аренды без экипажа, произведенный вспомогательным производством организации?
Затраты на текущий ремонт автомобиля составили 40 000 руб. (в том числе материалы, заработная плата работников, страховые взносы). В месяце завершения ремонтных работ использованные материалы стоимостью 24 000 руб. полностью оплачены, а заработная плата и страховые взносы оплачены в следующем месяце. Автомобиль используется в основном производстве организации. Резерв на ремонт основных средств (ОС) для целей налогообложения прибыли организацией не создавался. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на последнее число каждого календарного месяца.
Посмотреть ответ

Возникновение расходов на автомобиль и их текущий учет

Организация, эксплуатирующая автомобиль, может производить ремонт самостоятельно, а может поручить техническое обслуживание и ремонтные работы специалистам на стороне. В налоговом учете такие расходы относят к прочим согласно п. 1 ст. 260 НК РФ. Их следует признать в том периоде, когда они осуществлялись. Бухгалтерский учет производится на основе первичных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Рассмотрим учет ремонтов на примере ОСНО.

Вопрос: Организация на ОСН приобрела в лизинг автомобиль. В январе произошло ДТП не по вине лизингополучателя, в результате которого автомобиль не подлежит ремонту. Можно ли учесть лизинговые платежи с января по июль до окончания срока лизинга в составе расходов по налогу на прибыль?
Посмотреть ответ

Ремонт и техобслуживание сторонней организацией

Исчерпывающего перечня документов законодательством не предусмотрено. Практикой выработан следующий порядок оформления работ:

• заключение договора со СТОА, сервисным центром, как правило, на год;
• составление заявки на ремонт с перечнем работ и необходимых запчастей;
• акт приема-передачи авто в ремонт с описанием дефектов и проблемных зон;
• составление заказа-наряда с подробным описанием работ и их стоимостью;
• акт приема-сдачи работ после их окончания;
• счет-фактура (при необходимости);
• акт приема-передачи автомобиля в натуре.

Вопрос: Как отразить в учете организации-дилера проведение гарантийного ремонта проданных автомобилей (приобретенных у дистрибьютора), если затраты на ремонт возмещаются дистрибьютором в размере понесенных расходов? Организация признает оценочное обязательство в связи с необходимостью проведения гарантийного ремонта в бухгалтерском учете, но оно уже полностью использовано ранее, и произведенные расходы им не покрываются. В налоговом учете резерв на гарантийный ремонт не создается.
Стоимость проведенного гарантийного ремонта составила 52 000 руб. (в том числе стоимость запчастей — 20 000 руб. (без НДС), сумма НДС, ранее принятого к вычету при их приобретении, — 4 000 руб.). Отчет о стоимости выполненных работ и использованных запчастей направлен дистрибьютору. Возмещение получено на расчетный счет в том отчетном периоде, в котором произведен гарантийный ремонт.
Посмотреть ответ

Пусть ООО «Звездочка» приняло решение, обратившись в стороннюю организацию, отремонтировать автомобиль КамАЗ. Стоимость работ, согласно счету на оплату, составила 175000 рублей, включая НДС.

Проводки будут выглядеть следующим образом:

• Дт 25 Кт60 — 175000,00 руб. Задолженность СТОА;
• Дт 19 Кт 60 — 26694,92 руб. Отражен НДС;
• Дт 60 Кт 51 — 175000,00 руб. Уплачено СТОА за работу;
• Дт 68 Кт 19 — 26694,92 руб. Предъявлен к вычету НДС.

В каком размере организация-арендодатель может учесть для целей налога на прибыль расходы на ремонт застрахованного автомобиля, переданного в аренду (п. 1 ст. 260 НК РФ)?

Ремонт и техобслуживание внутри организации

Как правило, внутри организации используются следующие документы, учитывающие и подтверждающие ремонт:

• план ремонтов;
• дефектные ведомости;
• заявки ответственных за состояние парка лиц на покупку запчастей, первичные накладные, счета-фактуры и другие документы;
• требования-накладные на выдачу запчастей;
• акты на списание запчастей и материалов на ремонт;
• инвентарные карточки и книги с отметками о ремонтах.

Пусть ООО «Звездочка» отремонтировало КамАЗ своими силами. Стоимость запчастей составила 75000 рублей, а заработная плата работников мастерской, занятых ремонтом – 25000 рублей.

Проводки будут такими:

• Дт 25 Кт 10/5 — 75000,00 руб. Списаны запасные части на ремонт;
• Дт 25 Кт 70 — 25000,00 руб. Начислена заработная плата;
• Дт 25 Кт 68,69 — 7500 руб. Отчисления в фонды с заработной платы.

Создание резерва на проведение ремонтов

Резервирование средств для будущих ремонтов – право организации, а не ее обязанность. Необходимо прописать необходимость такого резерва в учетной политике. Расчет отчислений в резерв базируется на данных дефектных ведомостей, стоимости автомобиля, сроках его службы и технических характеристиках. Составляется годовая смета ремонта и обслуживания автомобиля.

Пусть расчетная сметная стоимость на год — 360000,00 рублей, на месяц — 30000,00 рублей.

Проводки и расчеты используются такие: Дт 25 Кт 96 30000,00 руб.

ООО «Звездочка» произвело ремонт КамАЗа в СТОА в январе на сумму 75000, руб., включая НДС 11440,68 руб. Резерв составил 30000,00 руб. Сумма без НДС 63559,32 руб.:

• Дт 60 Кт 51 — 75000, 00 руб. Оплачен ремонт СТОА;
• Дт 96 Кт 60 — 30000, 00 руб. Ремонт за счет фонда.

63779,32 — 30000,00 = 33779, 32

• Дт 97 Кт 60 — 33779,32 руб. Оставшаяся сумма включена в расходы будущих периодов;
• Дт 19 Кт 60 — 11440,68 руб. Учтен НДС;
• Дт 68 Кт 19 — 11440,68 руб. НДС предъявлен к вычету.

Следует сказать об особенностях учета ремонтов в случаях, когда автомобиль арендуется или берется по договору лизинга.

Автомобиль в аренде

Существуют два вида договора аренды автомобиля:

• без экипажа;
• с экипажем (временное фрахтование).

В первом случае, согласно ст. 642 ГК РФ, арендатор получает право временно пользоваться автомобилем, в том числе и управлять им, содержать в надлежащем виде. Арендодатель получает плату за пользование своим авто. Далее, согласно положениям ст. 644 ГК РФ, текущий и капитальный ремонт автомобиля обязан осуществлять арендатор. Он же и поддерживает надлежащее техническое состояние автомобиля, признавая затраты по закону.

Статья 264 (п. 11-1) позволяет сделать это организациям, применяющим ОСНО, а статья 346.16 (п. 12) – применяющим УСН. Все расходы должны иметь документальное подтверждение, на основании должным образом оформленных первичных документов.

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей признаются без проблем для организаций, применяющих ОСНО:

• если автомобиль является амортизируемым – на основании ст. 260 НК РФ вне зависимости, прописано это в договоре или нет;
• если авто амортизации не подлежит (например, арендовано у частного лица или организации на спецрежиме) – на основании ст. 264 НК РФ (п. 1-49).

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей у организации на УСН признаются однозначно, только если эти автомобили амортизируются. Об этом сказано в ст. 346.16 (п. 4) НК РФ: в перечень ОС включаются те основные средства, которые признаны амортизируемыми (исходя из положений гл. 25 НК РФ). Следовательно, в расходах можно учитывать затраты только амортизируемых автомобилей. Указаний на возможность включать в расходы ремонт и техобслуживание арендуемых у частных лиц автомобилей, которые не подлежат амортизации, у упрощенцев нет. Может возникнуть ситуация, которую налоговые органы вправе трактовать не в пользу арендодателя.

Во втором случае автомобиль арендуется с экипажем. Арендодатель предоставляет за плату, помимо самого автомобиля, и услуги водителя. Здесь, согласно 634 ГК РФ, арендодатель самостоятельно производит ремонты как текущие, так и капитальные.

Внимание! Затраты на приобретение запчастей организацией невозможно будет признать в расходах, поскольку их приобретение является по законодательству обязанностью арендодателя и входит в понятие ремонта автомобиля.

Автомобиль в лизинге

Согласно Закону №164-ФЗ от 29-10-98 г., рассматривающему вопросы лизинга (финансовой аренды), лизингополучатель обязан ремонтировать, производить техобслуживание, охранять принятое им по договору имущество. Если в договоре не прописано иное, положения ст. 17-1 ФЗ 164 являются основанием для включения указанных затрат в расчеты для целей налогообложения. Подтверждается это правило и указаниями ст. 260 НК РФ (п. 1,2). При этом не играет существенной роли, стоит ли автомобиль на балансе лизингодателя либо лизингополучателя – по общему правилу расходы по нему лежат на организации, получившей имущество.

Внимание! Первичные документы и учетные данные должны не только подтверждать факт расходов на автомобиль, но и содержать указание на использование этого автомобиля в производственных целях, для получения организацией дохода, подтверждать экономическую обоснованность расходов.

Кто может прийти с проверкой в автосервис?

Итак, в автосервис могут нагрянуть такие контролирующие органы.

Налоговая инспекция

Осуществляют два вида проверок: камерные и выездные. Первые проводятся по итогам сданных отчетов, и если найдут в них какие-то ошибки, то вам придется переделывать документы. А в отдельных случаях платить штрафы и делать доплаты, если они оказались меньше.

Камерная проверка обычно проводится в течение 3 месяцев (или меньше) после подачи отчета. На протяжении 3 дней после ее окончания вы узнаете об итогах.

На выездной проверке вам испугом отделаться не удастся. Обязательно что-то найдут, а если зацепиться окажется не за что, сдерут за каждую штучку непредоставленного документа.

Что проверяют? Помещения, документы, имущество, иногда даже контрагентов и опрашивают свидетелей.

Плановая проверка осуществляется один раз в год. Внепланово могут нагрянуть по чьей-нибудь жалобе. Вы попадаете в список риска, если 2-3 года кряду в декларации говорите об убытках, платите меньшую зарплату по региону в вашей сфере. Так что рекомендуем держать в порядке документы и следить за заработными платами сотрудников.

Инспекция труда

Этот орган следит за соблюдением прав работающих на предприятиях граждан. Периодичность плановых проверок — тоже раз в три года.

Должны быть в порядке:

При выявлении нарушений выписывают штраф от 1 000 до 5 000 рублей. При серьезных нарушениях руководителя привлекают к суду или вообще дисквалифицируют на 3 года.

Пожарная инспекция

В автосалоне есть чему гореть, так что эти гости тоже могут нагрянуть. Однако приезд инспекторов не будет неожиданностью. Уведомление приходит за 24 часа.

Минимальный штраф за нарушение 90 000 рублей. Максимальный ни много ни мало 500 000 рублей. Имеют право даже заморозить вашу деятельность на 1-3 месяца. Главным образом, проверяют пожарные документы и наличие предметов, обеспечивающих безопасность (кранов, огнетушителей и так далее). Естественно, все должно соответствовать пожарным нормам.

Роспотребнадзор

Поскольку автосервис предоставляет населению услуги, то государство обязано следить за качеством их выполнения, чем, собственно, и занимается служба. Это самая дорогая проверка. Размеры штрафов достигают 500 тысяч рублей. Нередко Роспотребнадзор приходит по жалобам покупателей. Если вы часто сталкиваетесь с недовольством клиентов, попадаете в зону риска. Постарайтесь уладить конфликты и исправить ситуацию.

Как видите, контролеров много, а предприниматель один. Чтобы стать в поле воином, нужно соблюдать законодательные требования и обзавестись хорошим юристом.

Проверка налоговиками расходов на ремонт

В ходе хозяйственной деятельности много налогоплательщиков совершают определенные ремонтные работы. Работы привлекают внимание налоговиков, но не играют роли «красной тряпки» вроде безденежных расчетов, возвратного лизинга или маркетинговых или консалтинговых договоров. Налоговики проверяют работы в случае если затраты на ремонт составляют внушительный процент в расходах по налогу на прибыль.

Если говорить проще, то факт проверки существования ремонтных работ мало чем отличается от проверки существования операций по другим сделкам на столь же крупные суммы. Алгоритм проверки заключается в двух основных этапах:

• Проверка контрагента на аффилированность;
• Проведение мероприятий налогового контроля и сбор доказательств, подтверждающих нарушение (в случае подозрений).

Из этого следует, что безосновательно ни один профессиональный налоговик не будет устраивать проверки и экспертизы. Для этого должны быть веские причины. Экспертизу же вообще имеют право назначать только лишь по очень крупным суммам и когда инспекция полностью уверена в своей правоте. Из банального любопытства экспертизу назначать никто не будет. Эти факты и определяют работу проверяющих в данной сфере.

Уже упоминалось о том, что налоговики в первую очередь будут выявлять факт недобросовестности контрагента, а уже позже собирать остальные доказательства. Для опровержения факта существования ремонта у налоговиков есть три инструмента, но использование всех трех инструментов крайне проблематично.

Рассмотрим некоторые инструменты налоговиков, которыми они пользуются во время проверок на отсутствие ремонтных работ. О выявлении фирм-однодневок речь не будет идти, что бы не уходить далеко от темы проверки договоров. После того, как налоговики выявили потенциальную недобросовестность контрагента, который проводит ремонт, начинается работа по сбору доказательств и параллельно проводятся работы по выявлению факта отсутствия ремонтных работ. Ниже приведены примеры трех мероприятий, которые производятся налоговиками по выявлению факта отсутствия работ в нужной последовательности.

Первый — допросы свидетелей, которые проводятся в соответствии с регламентом проведения мероприятий.

Этот самый эффективный способ, которым пользуются налоговики, в случае если ремонт по документации был масштабным. Грамотная организация допросов сотрудников проверяемой организации с участием милиции позволяет получить ценные показания о том, что ремонтные работы отсутствовали. Имеет смысл также допросить сотрудников контрагента по факту осуществления работ по необходимому адресу.

Однако следует учесть, что при таком способе необходимо опрашивать каждого сотрудника компании, что является весьма затруднительным, так как после первых опросов налогоплательщик может произвести разъяснительную беседу со своими подчиненными. Поэтому налоговикам имеет смысл применять некоторые хитрости. В частности налоговики могут вызывать сотрудников повестками на домашний адрес без уведомления руководства фирмы. При допросе главный вопрос о наличии/отсутствии работ оставляется на последок. Чаще всего в начале спрашивают о том, когда сотрудник устроился на работу, как нашел компанию, где находился во время проведения ремонта, кто является непосредственным начальником, получал ли допрашиваемый премии и т.д.

Отсеяв лишние вопросы инспектор уже представляет перед собой картину, где находилось рабочее место допрашиваемого и проводились ли там ремонтные работы. Сотрудник же вряд ли четко сможет объяснить работодателю, что от него хотели на допросе. Чаще всего сотрудник сообщают начальству о том, что допрос касался трудовых обязанностей и графика работы сотрудников компании.

Второй — осмотр, который провидится в соответствии с регламентом проведения мероприятий налогового контроля.

После получения необходимых свидетельств налоговики переходят к проведению осмотра. Однако если учесть, что выездная налоговая проверка провидится раз в три года и на глаз определить наличие /отсутствие ремонтных работ пару лет назад вряд ли представляется возможным, естественно, если в здании не сохранился ремонт с перестроечных времен. Но и в последнем случае налоговик не может законодательно объяснить факт отсутствия ремонтах работ. Поэтому при сборе доказательств это мероприятие нужно только для проведения фотосъемки с последующей передачей снимков эксперту.

Третий — экспертиза, которая проводится в соответствии с регламентом проведения мероприятий налогового контроля.

Главным козырем среди потенциальных доказательств налоговиков является экспертиза. Однако налоговика добиться ее сложно, так как бюджеты на проведение мероприятий такого рода несколько ограничены и на эти деньги существует своеобразная конкуренция. Именно поэтому налоговики проводят допросы свидетелей, чтобы обосновать необходимость проведения экспертизы.

Подводя итоги, следует сказать, что налоговики по договорам на ремонт начинают проверять факт самих работ только после получения информации о недобросовестности контрагента. Также следует учесть, что проверка договоров по ремонту не ограничивается проверкой добросовестности контрагента и факта существования ремонта.