Особенности бухгалтерского учета ремонта автомобиля

Текущий и капитальный ремонт, прохождение периодических техосмотров автомобилей – насущная необходимость, позволяющая поддерживать имущество в состоянии, пригодном для эксплуатации, с целью извлечения прибыли. В ходе этих мероприятий возникают расходы, которые необходимо отражать в налоговом и бухгалтерском учете. К таким расходам можно отнести приобретение запчастей, ремонтные работы технических специалистов СТОА, ремонтных мастерских, профилактические осмотры техники.

Вопрос: Как отразить в учете организации-арендатора расходы на текущий ремонт автомобиля, полученного по договору аренды без экипажа, произведенный вспомогательным производством организации?
Затраты на текущий ремонт автомобиля составили 40 000 руб. (в том числе материалы, заработная плата работников, страховые взносы). В месяце завершения ремонтных работ использованные материалы стоимостью 24 000 руб. полностью оплачены, а заработная плата и страховые взносы оплачены в следующем месяце. Автомобиль используется в основном производстве организации. Резерв на ремонт основных средств (ОС) для целей налогообложения прибыли организацией не создавался. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на последнее число каждого календарного месяца.
Посмотреть ответ

Возникновение расходов на автомобиль и их текущий учет

Организация, эксплуатирующая автомобиль, может производить ремонт самостоятельно, а может поручить техническое обслуживание и ремонтные работы специалистам на стороне. В налоговом учете такие расходы относят к прочим согласно п. 1 ст. 260 НК РФ. Их следует признать в том периоде, когда они осуществлялись. Бухгалтерский учет производится на основе первичных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Рассмотрим учет ремонтов на примере ОСНО.

Вопрос: Организация на ОСН приобрела в лизинг автомобиль. В январе произошло ДТП не по вине лизингополучателя, в результате которого автомобиль не подлежит ремонту. Можно ли учесть лизинговые платежи с января по июль до окончания срока лизинга в составе расходов по налогу на прибыль?
Посмотреть ответ

Ремонт и техобслуживание сторонней организацией

Исчерпывающего перечня документов законодательством не предусмотрено. Практикой выработан следующий порядок оформления работ:

• заключение договора со СТОА, сервисным центром, как правило, на год;
• составление заявки на ремонт с перечнем работ и необходимых запчастей;
• акт приема-передачи авто в ремонт с описанием дефектов и проблемных зон;
• составление заказа-наряда с подробным описанием работ и их стоимостью;
• акт приема-сдачи работ после их окончания;
• счет-фактура (при необходимости);
• акт приема-передачи автомобиля в натуре.

Вопрос: Как отразить в учете организации-дилера проведение гарантийного ремонта проданных автомобилей (приобретенных у дистрибьютора), если затраты на ремонт возмещаются дистрибьютором в размере понесенных расходов? Организация признает оценочное обязательство в связи с необходимостью проведения гарантийного ремонта в бухгалтерском учете, но оно уже полностью использовано ранее, и произведенные расходы им не покрываются. В налоговом учете резерв на гарантийный ремонт не создается.
Стоимость проведенного гарантийного ремонта составила 52 000 руб. (в том числе стоимость запчастей — 20 000 руб. (без НДС), сумма НДС, ранее принятого к вычету при их приобретении, — 4 000 руб.). Отчет о стоимости выполненных работ и использованных запчастей направлен дистрибьютору. Возмещение получено на расчетный счет в том отчетном периоде, в котором произведен гарантийный ремонт.
Посмотреть ответ

Пусть ООО «Звездочка» приняло решение, обратившись в стороннюю организацию, отремонтировать автомобиль КамАЗ. Стоимость работ, согласно счету на оплату, составила 175000 рублей, включая НДС.

Проводки будут выглядеть следующим образом:

• Дт 25 Кт60 — 175000,00 руб. Задолженность СТОА;
• Дт 19 Кт 60 — 26694,92 руб. Отражен НДС;
• Дт 60 Кт 51 — 175000,00 руб. Уплачено СТОА за работу;
• Дт 68 Кт 19 — 26694,92 руб. Предъявлен к вычету НДС.

В каком размере организация-арендодатель может учесть для целей налога на прибыль расходы на ремонт застрахованного автомобиля, переданного в аренду (п. 1 ст. 260 НК РФ)?

Ремонт и техобслуживание внутри организации

Как правило, внутри организации используются следующие документы, учитывающие и подтверждающие ремонт:

• план ремонтов;
• дефектные ведомости;
• заявки ответственных за состояние парка лиц на покупку запчастей, первичные накладные, счета-фактуры и другие документы;
• требования-накладные на выдачу запчастей;
• акты на списание запчастей и материалов на ремонт;
• инвентарные карточки и книги с отметками о ремонтах.

Пусть ООО «Звездочка» отремонтировало КамАЗ своими силами. Стоимость запчастей составила 75000 рублей, а заработная плата работников мастерской, занятых ремонтом – 25000 рублей.

Проводки будут такими:

• Дт 25 Кт 10/5 — 75000,00 руб. Списаны запасные части на ремонт;
• Дт 25 Кт 70 — 25000,00 руб. Начислена заработная плата;
• Дт 25 Кт 68,69 — 7500 руб. Отчисления в фонды с заработной платы.

Создание резерва на проведение ремонтов

Резервирование средств для будущих ремонтов – право организации, а не ее обязанность. Необходимо прописать необходимость такого резерва в учетной политике. Расчет отчислений в резерв базируется на данных дефектных ведомостей, стоимости автомобиля, сроках его службы и технических характеристиках. Составляется годовая смета ремонта и обслуживания автомобиля.

Пусть расчетная сметная стоимость на год — 360000,00 рублей, на месяц — 30000,00 рублей.

Проводки и расчеты используются такие: Дт 25 Кт 96 30000,00 руб.

ООО «Звездочка» произвело ремонт КамАЗа в СТОА в январе на сумму 75000, руб., включая НДС 11440,68 руб. Резерв составил 30000,00 руб. Сумма без НДС 63559,32 руб.:

• Дт 60 Кт 51 — 75000, 00 руб. Оплачен ремонт СТОА;
• Дт 96 Кт 60 — 30000, 00 руб. Ремонт за счет фонда.

63779,32 — 30000,00 = 33779, 32

• Дт 97 Кт 60 — 33779,32 руб. Оставшаяся сумма включена в расходы будущих периодов;
• Дт 19 Кт 60 — 11440,68 руб. Учтен НДС;
• Дт 68 Кт 19 — 11440,68 руб. НДС предъявлен к вычету.

Следует сказать об особенностях учета ремонтов в случаях, когда автомобиль арендуется или берется по договору лизинга.

Автомобиль в аренде

Существуют два вида договора аренды автомобиля:

• без экипажа;
• с экипажем (временное фрахтование).

В первом случае, согласно ст. 642 ГК РФ, арендатор получает право временно пользоваться автомобилем, в том числе и управлять им, содержать в надлежащем виде. Арендодатель получает плату за пользование своим авто. Далее, согласно положениям ст. 644 ГК РФ, текущий и капитальный ремонт автомобиля обязан осуществлять арендатор. Он же и поддерживает надлежащее техническое состояние автомобиля, признавая затраты по закону.

Статья 264 (п. 11-1) позволяет сделать это организациям, применяющим ОСНО, а статья 346.16 (п. 12) – применяющим УСН. Все расходы должны иметь документальное подтверждение, на основании должным образом оформленных первичных документов.

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей признаются без проблем для организаций, применяющих ОСНО:

• если автомобиль является амортизируемым – на основании ст. 260 НК РФ вне зависимости, прописано это в договоре или нет;
• если авто амортизации не подлежит (например, арендовано у частного лица или организации на спецрежиме) – на основании ст. 264 НК РФ (п. 1-49).

Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей у организации на УСН признаются однозначно, только если эти автомобили амортизируются. Об этом сказано в ст. 346.16 (п. 4) НК РФ: в перечень ОС включаются те основные средства, которые признаны амортизируемыми (исходя из положений гл. 25 НК РФ). Следовательно, в расходах можно учитывать затраты только амортизируемых автомобилей. Указаний на возможность включать в расходы ремонт и техобслуживание арендуемых у частных лиц автомобилей, которые не подлежат амортизации, у упрощенцев нет. Может возникнуть ситуация, которую налоговые органы вправе трактовать не в пользу арендодателя.

Во втором случае автомобиль арендуется с экипажем. Арендодатель предоставляет за плату, помимо самого автомобиля, и услуги водителя. Здесь, согласно 634 ГК РФ, арендодатель самостоятельно производит ремонты как текущие, так и капитальные.

Внимание! Затраты на приобретение запчастей организацией невозможно будет признать в расходах, поскольку их приобретение является по законодательству обязанностью арендодателя и входит в понятие ремонта автомобиля.

Автомобиль в лизинге

Согласно Закону №164-ФЗ от 29-10-98 г., рассматривающему вопросы лизинга (финансовой аренды), лизингополучатель обязан ремонтировать, производить техобслуживание, охранять принятое им по договору имущество. Если в договоре не прописано иное, положения ст. 17-1 ФЗ 164 являются основанием для включения указанных затрат в расчеты для целей налогообложения. Подтверждается это правило и указаниями ст. 260 НК РФ (п. 1,2). При этом не играет существенной роли, стоит ли автомобиль на балансе лизингодателя либо лизингополучателя – по общему правилу расходы по нему лежат на организации, получившей имущество.

Внимание! Первичные документы и учетные данные должны не только подтверждать факт расходов на автомобиль, но и содержать указание на использование этого автомобиля в производственных целях, для получения организацией дохода, подтверждать экономическую обоснованность расходов.

Учет гарантийного ремонта в сервисном центре

Порядок учета расходов на проведение гарантийного ремонта имеет ряд особенностей. Важно, кто именно осуществляет ремонт (сервисный центр или изготовитель). Также существуют различные точки зрения по порядку отражения сумм расходов сервисного центра на проведение ремонта, которые возмещаются производителем.

Наталья Гашеева,
руководитель отдела методологии и контроля качества компании BDO Unicon Outsourcing

Продавец должен передать покупателю качественный товар, причем товар должен соответствовать требованиям качества, установленным договором купли-продажи, в течение гарантийного срока 1 .

Гарантийный срок – это период времени, в течение которого изготовитель или продавец гарантируют его соответствие требованиям договора, показателям качества, данным технического паспорта, а в случае обнаружения в товаре (работе) недостатка обязаны удовлетворить требования потребителя о бесплатном ремонте товара, его замене, возврате, уменьшении цены покупки 2 .

Гарантийный срок отсчитывается с момента передачи товара покупателю, если иное не предусмотрено договором купли продажи 3 .

Продавец вправе самостоятельно установить гарантийный срок, если изготовитель этого не сделал, или взять на себя дополнительные гарантийные обязательства по окончании гарантийного срока производителя, то есть фактически увеличить его 4 .

Гарантия нормальной бесперебойной работы, надежного функционирования, сохранения требуемых свойств, пригодности к использованию в течение гарантийного срока действует при условии соблюдения покупателем (потребителем) условий хранения и использования товара.
Под гарантийным ремонтом понимается ремонт, который осуществляется в период гарантийного срока.

Под гарантийным обслуживанием понимаются услуги, которые оказываются покупателю по техническому и иному обслуживанию товара в период гарантийного срока 5 . Целью гарантийного обслуживания является поддержание товара в состоянии, не требующем ремонта.

Изготовитель или продавец имеют право передать обязанность по гарантийному ремонту (обслуживанию) уполномоченной организации, в качестве которой могут выступать либо существующая специализированная организация, либо организация, специально созданная на территории РФ изготовителем (продавцом), в том числе и иностранным (так называемый сервисный центр). В качестве уполномоченного лица может выступать также индивидуальный предприниматель, зарегистрированный на территории РФ.

Сервисный центр (уполномоченная организация) выполняет определенные переданные ему изготовителем (или продавцом) функции на основании договора и за счет изготовителя (продавца). Изготовитель (продавец) за услуги, оказанные покупателю сервисным центром, выплачивает последнему вознаграждение, установленное договором.

Схемы работы при осуществлении гарантийного ремонта и гарантийного обслуживания представлены на рисунке ниже.

Бухгалтерский и налоговый учет

Сервисный центр, по сути, выполняет поручение продавца по проведению гарантийного ремонта и гарантийного обслуживания поставленных продавцом товаров за вознаграждение.
В бухгалтерском учете сумма вознаграждения, полученная по договору, учитывается как доходы от обычных видов деятельности 6 .

В учете делаются следующие записи:

ДЕБЕТ 76 (62) КРЕДИТ 90-1

– отражена выручка от оказания услуг по гарантийному ремонту;

ДЕБЕТ 90-3 КРЕДИТ 68

– начислен НДС с выручки от оказания услуг.

В налоговом учете вознаграждение относится к доходам от реализации 7 .
Что касается суммы возмещения расходов сервисного центра на гарантийный ремонт, полученной от изготовителя (или продавца), то встречаются два мнения по вопросу отражения ее в бухгалтерском и налоговом учете.
Чиновники указывают, что данную сумму в налоговом учете можно относить к доходам от реализации 8 . При этом в бухгалтерском учете эти суммы учитываются как доходы от обычных видов деятельности 9 :

ДЕБЕТ 76 (62) КРЕДИТ 90-1

– отражены в составе доходов от обычной деятельности суммы возмещаемых изготовителем (продавцом) расходов сервисного центра.

Однако некоторые специалисты считают, что такое возмещение расходов можно учитывать в составе внереализационных доходов 10 при налогообложении прибыли, а в бухгалтерском учете – относить к прочим доходам (как возмещаемые убытки) 11 :

ДЕБЕТ 76 (62) КРЕДИТ 91-1

– отнесены к прочим доходам суммы возмещаемых изготовителем (продавцом) расходов сервисного центра.

По мнению автора, обе точки зрения имеют право на существование, однако, учитывая порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов, связанных с ремонтом и обслуживанием, первый вариант признания расходов выглядит более логичным.

Отметим, что документальным подтверждением полученных доходов является отчет сервисного центра.

В отношении расходов, связанных с гарантийным обслуживанием и ремонтом товара, стоит отметить, что в бухгалтерском учете они учитываются как расходы по обычным видам деятельности 12 , а в налоговом – как прочие расходы, связанные с производством и реализацией 13 .
При этом бухгалтер сервисного центра делает в учете следующую запись:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 (70, 69)

– отражены расходы, связанные с гарантийным обслуживанием и ремонтом.

Не стоит забывать, что такие расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

В качестве оправдательных документов могут выступать:

• договор, которым установлена обязанность сервисного центра по проведению гарантийного ремонта;
• претензия покупателя;
• акт (ведомость) выявленных дефектов;
• гарантийный талон;
• заказ-наряд на проведение гарантийного ремонта;
• первичные документы, подтверждающие затраты на материалы (запасные части);
• документы, подтверждающие командировочные расходы, если ремонт проводится на территории покупателя;
• акт или накладная на передачу запасных частей, если замену производит покупатель самостоятельно;
• акт сдачи-приемки работ.

НДС

Услуги по ремонту и техническому обслуживанию товаров, оказываемые без дополнительной платы в период гарантийного срока их эксплуатации, а также стоимость израсходованных запчастей не облагаются НДС 14 . При этом не имеет значения, каким образом организация выполняет гарантийный ремонт: собственными силами или через специализированные сервисные центры.

Если гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание выполняет сервисный центр, то НДС не облагаются только суммы, за которые организация получает компенсацию 15 . Сумма дополнительного вознаграждения, получаемого по договору от изготовителя (продавца), облагается НДС в общем порядке.

«Входящий» НДС, который относится к необлагаемым операциям по гарантийному ремонту, нельзя принять к вычету, он должен быть учтен в стоимости товаров (работ, услуг), использованных при выполнении таких ремонтных работ 16 .

Если организация одновременно осуществляет как облагаемые налогом, так и освобождаемые от налогообложения операции (например, осуществляет как гарантийный, так и постгарантийный ремонт оборудования на территории РФ), она обязана вести раздельный учет затрат. Поскольку законодательно методика ведения раздельного учета затрат не закреплена, организация должна разработать ее самостоятельно и закрепить в налоговой учетной политике. НДС с прямых расходов, связанных с оказанием услуг по гарантийному ремонту, учитывается в их стоимости, а НДС с прямых расходов, связанных с выполнением услуг постгарантийного ремонта, принимается к вычету. Входящий НДС с косвенных расходов, относящихся как к гарантийному, так и постгарантийному ремонту, принимается к вычету либо учитывается в стоимости услуг в пропорции, которая определяется исходя из стоимости услуг, подлежащих налогообложению (освобожденных от налогообложения), в общей стоимости услуг, оказанных за налоговый период 17 ).

Часто сервисные центры, созданные в РФ иностранными компаниями, осуществляют гарантийный и постгарантийный ремонт оборудования, поставляемого как в Россию, так и в страны СНГ и другие зарубежные страны. В этом случае требуется вести раздельный учет как в разрезе вида ремонта, так и в разрезе места нахождения оборудования, поскольку ремонт оборудования, находящегося за рубежом (как гарантийный, так и постгарантийный) НДС не облагается 18 . Организовать эффективный раздельный учет затрат в этом случае помогает ведение табеля учета рабочего времени.

Счета-фактуры по гарантийному и постгарантийному ремонту и обслуживанию (включая поставляемые для этих целей запасные части) оборудования, находящего­ся за рубежом, не составляются. По гарантийному ремонту обо­рудования, осуществляемому на территории РФ, несмотря на освобождение таких операций от налогообложения, необходимо составлять счет-фактуру с указанием «Без налога (НДС)» 19 .

Пример
Компания «Ноутбук» ремонтирует по гарантии компьютеры российских и иностранных производителей на территории РФ. Кроме того, «Ноутбук» осуществляет и постгарантийный ремонт компьютеров. Все расходы на проведение ремонта возмещает производитель.

В январе затраты компании (зарплата сотрудников, амортизация основных средств, командировочные расходы и т. д.) составили:

• по проведению гарантийного ремонта – 500 000 руб.;
• по проведению постгарантийного ремонта – 300 000 руб.

Для проведения гарантийного ремонта «Ноутбук» получила от изготовителей запчасти на сумму 100 000 руб., а также самостоятельно приобрела запчасти на сумму 23 600 руб. (в т. ч. НДС – 3600 руб.). Все эти запчасти использованы в ремонтных работах. Расходы по гарантийному ремонту в сумме 523 600 руб. (500 000 + 23 600) были возмещены производителями оборудования.

Для проведения постгарантийного ремонта «Ноутбук» приобрела запчасти на сумму 35 400 руб. (в т. ч. НДС – 5 400 руб.). Все приобретенные запчасти были также использованы в ремонтных работах. Выручка от оказания услуг по проведению постгарантийного ремонта составила 236 000 руб. (в т. ч. НДС – 36 000 руб.).

В учете компании «Ноутбук» операции по гарантийному и постгарантийному ремонту необходимо отразить следующим образом:

– 100 000 руб. – оприходованы запчасти для гарантийного ремонта, полученные от производителей;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60

– 20 000 руб. – оприходованы запчасти, приобретенные для гарантийного ремонта компанией за свой счет;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 3600 руб. – учтен НДС по запчастям, приобретенным для гарантийного ремонта;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 19

– 3600 руб. – учтен НДС по запчастям, приобретенным для гарантийного ремонта;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60

– 30 000 руб. – оприходованы запчасти, приобретенные для постгарантийного ремонта;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 5400 руб. – учтен НДС по запчастям, приобретенным для постгарантийного ремонта;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19

– 5400 руб. – принят к вычету НДС по запчастям, приобретенным для постгарантийного ремонта;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 (69, 02. )

– 500 000 руб. – списаны расходы (кроме стоимости запчастей) на гарантийный ремонт;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10

23 600 руб. – списана стоимость запчастей, использованных для проведения гарантийного ремонта;

– 100 000 руб. – списаны запчасти, использованные при гарантийном ремонте и полученные ранее от производителей;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 (69, 02. )

– 300 000 руб. – списаны расходы (кроме стоимости запчастей) на постгарантийный ремонт;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10

– 30 000 руб. – списана стоимость запчастей, использованных для проведения постгарантийного ремонта;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 90-1

– 523 600 руб. – отражена возмещаемая производителями компьютеров сумма расходов по гарантийному ремонту;

ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 90-1

– 236 000 руб. – отражена выручка от оказания услуг по постгарантийному ремонту;

ДЕБЕТ 90-3 КРЕДИТ 68

– 23 600 руб. – начислен НДС с выручки от оказания услуг по постгарантийному ремонту;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 76

– 523 600 руб. – поступили деньги от производителей компьютеров в качестве компенсации расходов за проведенный гарантийный ремонт;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 62

– 236 000 руб. – поступили деньги от заказчиков постгарантийного ремонта.

World-wide warranty (всемирная гарантия)

Многие иностранные производители предоставляют на свои товары так называемую всемирную гарантию, дающую возможность ремонтировать товар в любой точке мира.

Как правило, при продаже таких товаров гарантийный талон не предоставляется. Вся информация о товаре хранится в электронном виде, и потребитель в любой момент по заводскому номеру может выяснить сроки гарантии на купленный товар и обратиться в сервисный центр на территории соответствующего государства, в том числе и в России. При этом при обращении в авторизованные сервисные центры для осуществления гарантийного ремонта нужно представить только чек о покупке.

Возникает вопрос: а как же в этом случае самому сервисному центру подтвердить, что ремонт производился в гарантийные сроки и льгота по НДС применена обоснованно? Ведь гарантийные талоны производителем не предоставляются. По нашему мнению, подтвердить сроки гарантии поможет выписка из реестра World-wide warranty, заверенная производителем.