Акт на списание ГСМ

Применение акта на списание горюче-смазочных материалах (ГСМ) происходит на всех предприятиях и организациях, которые имеют на балансе транспортную технику, держат в штате водителей и несут затраты на приобретение необходимых расходных средств для автомобилей. В понятие «горюче-смазочные материалы» входят:

• бензин,
• масло,
• тормозная жидкость,
• различного рода смазки и т.д.,

то есть, по сути, все те жидкости, без которых не может обойтись ни одна транспортная единица.

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.

Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.

Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).

Утверждение комиссией

Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.

В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.

Правила составления акта на списание ГСМ

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:

• каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
• исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:

• наименование предприятия,
• дату составления документа,
• данные о водителе,
• данные о марке и государственном номере автомобиля,
• полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).

При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.

К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.

Правила оформления акта

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Непреложное условие одно: он должен содержать оригиналы подписей ответственных за списание лиц.

Печать на акте ставить также необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применения печатей и штампов в своей деятельности.

После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время.

Пример составления акта на списание ГСМ

1. Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
2. Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
3. После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
4. Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
5. Ниже идет таблица. В нее вписываются
   • горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
   • их количество (в литрах),
   • утвержденная на предприятии норма их расходования,
   • фактический расход,
   • стоимость.

В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.

Под таблицей следует отметить направление расхода: в данном случае, это «нужды организации», а также прилагаемые к акту документы (здесь указаны путевые листы в хронологическом порядке по номерам).

В завершение акт следует удостоверить подписями всех членов комиссии с расшифровками автографов.

Образец акта списания ГСМ – подробный обзор документа и правил его составления

Все расходы компании, что связаны с горюче-смазочными материалами, фиксируются в документах. Рассмотрим далее образец акта списания ГСМ, правила составления и аспекты, необходимые в бухгалтерском учете.

Что такое ГСМ

ГСМ — аббревиатура к горюче-смазочным материалам. В них входит: бензин, керосин, дизель, масла для моторов, антифриз и т.д. Они представляют собой всю продукцию, что произведена из нефти.

Важно учитывать, что такая продукция используется преимущественно в промышленном секторе, а значит, закупается исключительно специализированными компаниями.

Порядок списания

Списание также различается в зависимости от типа учета: бухгалтерский или налоговый (см. таблицу 1).

Вид учета

Описание

При нем используется счет 10 и в ряде случаев особый субсчет 10-3. Дебет полностью отвечает за приход, а кредит за списание. В соответствии с этими алгоритмами производится расчет ГСМ, которые были использованы, и полученное значение умножается на стоимость единицы.

В случае с налоговым учетом все иначе. Первое что нужно определить: классификация ГСМ как расходов — материальные или прочие. Под первый класс они попадают в том случае, если применяются для технологических нужд; ко второму же относятся в случае, когда производится использование для служебного транспорта.

Теперь что касается необходимости нормирования расходов при налоговом учете. Законодательство напрямую не отвечает на данный вопрос, вследствие чего сложилась общепринятая практика: если нормы ГСМ установлены лично организацией, и они же ею превышены, то налоговая в качестве расходов таковые не признает. Это дает возможность для доначисления налога на прибыль. Судебная практика демонстрирует, что суд в таких вопросах поддерживает инспекцию.

Видео об учете ГСМ в программе:

Акт на списание: какие правила составления существуют

Стандартного вида, в котором нужно заполнять акт, не существует. Как следствие, это открывает для компаний два варианта: либо каждый раз использовать произвольную форму, что крайне неудобно, либо составить собственный шаблон, что будет утвержден в рамках внутреннего Устава.

Так или иначе, вне зависимости от формы, в акте всегда должно быть указано:

• полное название организации
• календарная дата составления
• сведения о водителе
• информация об автомобиле: номер и марка
• используемые товары: наименование, количество и стоимость

В качестве одного из правил делового обычая все данные о горюче-смазочных материалах рекомендуется указывать в форме таблицы.

Кто занимается составлением

Формированием документа занимаются назначенные руководителем люди. В роли таковых зачастую выступают главные бухгалтера или ответственные за расход люди в отделе логистики.

Основное назначение акта

Основная цель документа — подсчет расходов, что совершила компания. Это необходимо для бухгалтерского и налогового учета. Именно благодаря им затраты на ГСМ можно исключить из прибыли, параллельно сократив базу налогообложения.

Важным элементом при составлении этого документа является наличие путевого листа, который выдается водителям. Так, он позволяет осуществлять ежедневный мониторинг того, сколько материала было потрачено за сутки.

Правила оформления

К правилам оформления требования такие же, как и к содержанию — их нет. Можно составлять на любом носителе, будь то бланк организации и лист формата А4. Рукописный или печатный характер документа также не играет роли. Проставление на документах печати отменено с 2016 года — теперь юридические лица не обременены этой необходимостью.

Единственное правило, которое должно быть соблюдено в обязательном порядке — оригинальные подписи руководства или ответственных за списание лиц.

Видео с правилами списания:

Принятие документа — необходимо ли собирать комиссию

Списание в соответствии с законом и установленными нормами делового обычая возможно только тогда, когда акт утверждает комиссия. Она формируется внутри компании и включает в себя минимум два человека — утверждается комиссия. Ее назначение в обязательном порядке должно быть ознаменовано выпуском отдельного приказа.

По составу участников: в нее входят сотрудники из нескольких подразделений, и над каждым отделом назначается отдельное руководство.

Основные задачи комиссии:

• сверка представленных сведений с фактическими
• выезды с водителями для проверки расходов
• сбор путевых листов

Стоит также отметить и тот факт, что комиссия может быть создана и действительно нужна исключительно в рамках больших предприятий. В небольших организациях в ней не будет смысла.

Образец составления

Ознакомиться с примером документа можно ниже.

Как избежать ошибок при составлении

Во избежание ошибок, которые могут быть допущены при составлении, стоит учесть ряд правил:

• всегда использовать заготовленный шаблон: для этого компания должна ввести его в оборот посредством внутреннего указа
• всегда сверять фактические данные и установленные нормы
• учитывать в подсчете внешние факторы, которые могли или могут повлиять на объемы

Так или иначе, важное правило, которое всегда поможет избежать ошибок, — квалифицированный персонал.

Оформление справки о расходе топлива

Рассмотрим пример составления справки:

Теперь, когда все нюансы с учетом ГСМ рассмотрены, уделить время оптимизации расходов не составит труда. Помимо этого, всегда нужно помнить об изменяющемся законодательстве, которое устанавливает порядок формирования отчетов, и подстраивать документы под него.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Акт списания гсм при ремонте автомобиля

Каждая организация, имеющая на балансе какое-либо автотранспортное средство, несёт расходы по его обслуживанию, в том числе пополнению резервов горюче-смазочных материалов. Эти расходы отражаются в бухгалтерском и налоговом учёте. Поэтому очень важно знать, как их правильно оформлять, корректно используя образец и бланк акта списания ГСМ.

Как списываются ГСМ в организации

Учредительная документация любого юридического лица, использующего транспорт, должна включать нормы по расходам горюче-смазочных материалов. Согласно этим показателям производится списание ГСМ и определение будущих расходов. Причём установленные нормы могут как соответствовать рекомендациям Минтранса, так и отличаться от них в незначительной степени. Также, стоит заметить, что акт на списание ГСМ обычно составляется один на весь объём материалов, но учёт расхода ведётся конкретно по каждому водителю. Так, перед началом рабочего дня сотруднику выдаётся подотчётный документ либо наличные денежные средства под расписку. В конце смены бухгалтер, либо занимающийся первичной учётной документацией специалист, принимает отчёт о расходе и фиксирует его для отражения в бухгалтерском учёте.

Оформлять ли по каждому конкретному сотруднику акт на списание либо прикладывать к общему документу справку-расчёт выбор каждого бухгалтера, никак не ограничиваемый законодательством.

Кто занимается составлением

Существует также несколько вариантов учёта расходов по ГСМ. Если организация достаточно небольшая и документации немного, лицом, составляющим бланк акта списания, является либо главный бухгалтер, либо его подчинённый. В случае же с крупным предприятием создаётся специальная комиссия, которая, во-первых, сверяет расходы с установленными в компании нормами. Во-вторых, проводит тестовые «заезды» с водителями для проверки размеров ежедневного расхода топлива, масла и т.д. И, в третьих, собирает вместе все путевые листы и акты списания ГСМ для составления отчёта за период (обычно месяц).

Какую форму имеет документ

Законодательство Российской Федерации предусматривает свободную форму заполнения для многих учётных документов, в том числе и для актов списания горюче-смазочных материалов. Поэтому каждая организация вправе разработать и поместить в учредительную документацию свой собственный бланк документа, который будет использоваться на ежедневной основе. Можно также использовать за образец и бланк какой-либо сторонней компании, а также наиболее распространённую в РФ форму:

Вне зависимости от принятого решения, используемый на организации акт списания ГСМ должен включать следующие пункты:

• Информация о составителе/членах комиссии: Ф.И.О, должность, подпись;
• Информация о сотруднике-водителе или всех водителях, для которых составляется акт;
• Данные по автомобилю/ям: государственный номер, марка, модель;
• Период списания горюче-смазочных материалов;
• Размер списания (общий расход по маслам, бензину и т.д.);
• Дата составления документа;

Образец заполненного акта облегчит составление. Также внизу статьи вы можете скачать незаполненный бланк и применить его на своей организации.

Случаи, вызывающие вопросы

При списании горюче-смазочных материалов для обычного автотранспорта существует мало подводных камней. Но, что делать, если было приобретено какое-то нестандартное оборудование, норм расхода на которое нет даже в списках Минтранса? В таком случае стоит обратиться к документации производителя и техническим характеристикам, где указаны средние «потребности» устройства. Рассмотрим несколько подобных случаев:

Списание ГСМ на обкатку двигателя

Данная ситуация характеризуется повышенным расходом материалов как в случае нового, так и отреставрированного/отремонтированного двигателя. И самая большая проблема состоит не в расчёте, а доказательстве правомерности списания таких объёмов топлива и масла… Решение этого вопроса довольно простое: необходимо составить отдельный документ норм расходов на конкретно данный двигатель с указанием его номера и отсылкой на документ, подтверждающий покупку/ремонт аппарата. Затем на основании этого документа составляется , в котором и списывается повышенное (до 10%) количество ГСМ.

Оформление акта списания для автомобилей без спидометра

Основная сложность в определении пройденного пути. Так как невозможно определить его по начальным и конечным показаниям спидометра, предлагается применить несколько дополнительных мер:

1. Подсчитывать и указывать в путевом листе количество пройденных километров;
2. Делать замеры уровня топлива перед выездом и после возвращения транспорта;
3. Разработать на основании этих показателей норму расхода топлива на день;

Затем, в заполняем всё точно так же, как и для обычного авто, только вместо километража указываем дни.

Образец списания для газонокосилки

Как и в предыдущем случае, стоит составить отдельный документ «Расчёт показателей устройства Газонокосилка марки…», в котором будут указаны основные характеристики (объём двигателя, топливного бака, модель устройства, длительность работы на одной заправке и т.д.). Также стоит составить документ, подтверждающий факт работы (покоса газона) с указанием должности и Ф.И.О исполнителя, времени работы, выполненных объёмов и т. д. Затем, с отсылкой на эти документы составляется образец и финальный вариант акта. Причём используется , только вместо километража необходимо указывать количество отработанных мото-часов.

Расход ГСМ на генератор

Иимпровизированные системы обогрева и отопления, другие редко используемые устройства также рассчитывается из тестовых показателей и технической документации, после чего отражается как результат проведения замеров/исследования специальной комиссией. Кроме того, рекомендуется отправить образец расчёта и акт в юридическую или бухгалтерскую фирму для проверки и подтверждения того, что вышеперечисленные устройства не станут работать «бесплатно» из-за отмены актов расхода.

Еще больше полезной информации по теме вы найдёте в видео ниже.