Необходимость и нюансы формирования акта дефектовки автомобиля

Акт дефектовки автомобиля представлен первичной документацией, предназначенной для фиксации поломок или изъянов, обнаруженных в машине. Он составляется не только в отношении ТС, но и другого оборудования, используемого на предприятиях.

Правила ремонта автомобиля при участии службы по дефектам

В каждой форме формируется специальный эксплуатационный отдел, который занимается отслеживанием состояния оборудования, применяемого компанией. Именно из работников этого отдела формируется специальная служба по дефектам. Эти лица выполняют разные действия, к которым относится и составление акта дефектовки.

Комиссия решает множество проблем и вопросов:

• определение соответствия технических характеристик автомобиля или оборудования параметрам, указанным в техпаспорте;
• выявление поломок и проблем;
• обнаружение брака;
• определение возможности для ремонта или восстановления;
• оценка целесообразности замены деталей;
• выявление негативных последствий, которые возникнут при отказе владельца компании осуществлять ремонтные работы.

В комиссию включаются только специалисты, хорошо разбирающиеся в технических регламентах и строении автомобилей. Они смогут определить причину поломки и способы решения проблем. Полученная информация требуется для выделения денег на ремонт, а также для проведения процедуры восстановления техники. Специалисты занимаются составлением акта и ведомости дефектовки. При формировании этих документов выполняются действия:

• автомобиль визуально осматривается, причем внимание уделяется не только корпусу, но и углам и агрегатам, для чего используются особые лампы, подъемники и ямы;
• демонтируются съемные детали и механизмы, где обнаруживается брак или поломка, после чего эти элементы направляются на исследование и экспертизу;
• выявляются скрытые повреждения;
• производятся замеры геометрии кузова или определение других показателей;
• описываются полученные сведения в акте и ведомости.

Внимание! Руководитель компании обязан следить за правильностью проведения оценки, поэтому включается в состав комиссии.

Требования к составу группы

Проверяющая комиссия включает нескольких специалистов. К ним относится:

• руководитель компании, занимающийся утверждением акта, причем его может заменить другое лицо, обладающее нужными полномочиями;
• главный инженер;
• административный управляющий, если поломки выявлены при нахождении машины в каком-либо строении;
• механик, хорошо разбирающийся в конструкции автомобиля.

После осмотра составляется акт, содержащий не только выявленные проблемы, но и мероприятия, которые нужно осуществить для грамотного ремонта.

Понятие акта дефектовки

Он формируется после осмотра авто, а также содержит недостатки, дефекты и брак, обнаруженные в процессе исследования. Он составляется в нескольких ситуациях, к которым относится:

• проведение планового техосмотра;
• выявление каких-либо неполадок в процессе использования автомобиля;
• отправка машины в ремонт;
• приемка техники из сервиса.

Цель составления документа заключается в перечислении поломок, поэтому определяется необходимость в ремонте или восстановлении техники. Выявляются причины появления сбоев, а также определяются мероприятия, позволяющие ликвидировать неисправности. В документе приводятся примерные расходы, которые придется понести фирме для ремонта.

Отличие акта от ведомости

Дефектная ведомость обладает значимыми отличиями от акта. Она представлена первичной документацией, подтверждающей наличие дефектов. На основании ведомости можно получить информацию обо всех повреждениях и поломках.

Акт доказывает проведение проверки, а также включает мероприятия, которые нужно выполнить для ремонта, восстановления или списания автомобиля.

Нормативное регулирование

При составлении первичной документации не нужно придерживаться каких-либо строгих форм, поэтому акт дефектовки разрешено формировать в свободной форме. Но при этом в текст включаются некоторые обязательные пункты.

Во время заполнения акта учитываются положения ФЗ № 402 «О бухучете», а также статьи Постановления № 7 Госкомстата. В последнем нормативном акте приводится примерная форма акта о дефектах по форме ОС-16.

Кем и где используется

Формированием акта дефектовки занимается назначенная экспертная комиссия. В нее включаются только заинтересованные лица, представленные владельцем авто, техническими экспертами и представителями ремонтной организации или продавца.

Внимание! Присутствие продавца требуется, если существует подозрение о наличии брака.

У каждого технического эксперта должны иметься документы, подтверждающие его квалификацию. Цель составления документа заключается в обосновании расходов, связанных с ремонтом автомобиля, а также для подтверждения целесообразности списания узлов или агрегатов. Иногда вовсе процедура выполнятся по инициативе частного собственника, который хочет узнать, сколько ремонтных работ нужно выполнить для приведения автомобиля в идеальнее состояние.

Нюансы формирования

При составлении акта дефектовки учитываются особенности:

• формируется документация даже при выявлении незначительных поломок или проблем;
• в текст включаются наименования всех компаний или ФИО частных лиц, причем запрещено пользоваться сокращениями;
• к акту прилагаются бумаги, получаемые при покупке автомобиля;
• документ составляется непосредственно перед списанием или ремонтными работами;
• не допускается исправлять какие-либо сведения.

Акт подписывается руководителем компании, которая несет ответственность за правильность его составления. Согласовывается документация с владельцем машины или уполномоченным лицом.

Правила оформления

При составлении акта дефектовки рекомендуется придерживаться простых правил:

• документ формируется на стандартном листе, для чего выбирается формат А4, а также можно пользоваться фирменным бланком;
• информация вносится от руки или с помощью компьютера;
• делается несколько экземпляров, так как документ передается каждому заинтересованному лицу;
• все копии подписываются всеми членами комиссии, а также заверяются подписью руководителя организации.

Внимание! Разрешено не ставить печать, так как акт дефектовки – это внутренняя документация предприятий.

Хранится документ в течение трех лет, после чего передается в архив.

Какая используется форма

Каждая компания имеет возможность самостоятельно разработать подходящую форму акта дефектов. Но в документ обязательно включаются сведения:

• наименование и номер акта;
• сведения о компании, для чего указывается ее название, юридический адрес, ИНН и другие реквизиты;
• дата проведения осмотра автомобиля;
• приказ компании, на основании которого проводится проверка;
• наименование машины;
• технические характеристики авто;
• список лиц, входящих в состав комиссии, причем дополнительно указываются их должности;
• перечень выявленных дефектов и проблем в автомобиле;
• наименование деталей, которые подлежат замене или ремонту;
• виды неисправностей;
• описание мероприятий, нужных для ликвидации поломок.

В конце делаются выводы представителями комиссии, для чего составляется обоснованное решение. Утверждается документ руководством, а также требуется согласование с владельцем.

Образец документа

В интернете можно найти множество образцов акта дефектов.

Таблица 1. Составные части.

Разделы документа

Содержание

Указывается наименование и номер документа

Верхний блок слева или справа

Приводится информация о руководителе предприятия, представленная его ФИО и должностью, а также указывается название фирмы

Она сделана в виде таблицы, содержащей порядковый номер записи, выявленные дефекты и повреждения, меры по ликвидации проблем и сроки, в течение которых должны исправляться поломки

В конце ставятся подписи членов комиссии, а также их должности и ФИО

Внимание! Владелец фирмы может вносить некоторые изменения в форму.

Дефектовка двигателя

Процесс заключается в тщательном изучении двигателя, поэтому он считается сложным, так как требуется привлечение эксперта. Процедура делится на этапы:

• визуальный осмотр двигателя;
• демонтаж оборудования для проведения замеров и оценки состояния;
• формирование акта дефектовки.

В документ включаются стандартные сведения, а также приводится место осмотра и данные о модели двигателя, представленные годом выпуска и номером. Указывается тип оборудования и величина пробега. Описываются все выявленные дефекты, неисправности или поломанные части. В конце делается вывод экспертной комиссией, что позволяет определить, какие части нужно заменить или отремонтировать.

Дефектовка запчастей

Любая часть автомобиля может быть повреждена в процессе эксплуатации. С помощью осмотра выявляются не только наружные неисправности, но и внутренние повреждения, которые определяются во время использования автомобиля.

Деталь первоначально демонтируется, а после проводится экспертиза. В конце процесса составляется акт, в котором описываются выявленные дефекты и проблемы. Часто приводится информация о причине появления неисправностей, так как нередко обнаруживается заводской брак. Указывается, в какой момент появилась проблема, поскольку она может возникнуть во время хранения детали на складе, а также в процессе установки или эксплуатации.

В заключении указывается необходимость ремонта или замены. Перечисляются все материалы, которые придется купить для восстановления работоспособности машины. Этот пункт позволяет обосновать расходы, которые придется понести организации для ремонта или замены запчастей. В конце ставятся подписи всеми членами комиссии.

Экспертиза после ДТП

Если автомобиль, принадлежащий компании, попадает в аварию, то требуется грамотно определить размер расходов, которые необходимы для ремонта. Для этого проводится экспертная оценка приглашенными специалистами. Цель составления акта дефектовки заключается в решении двух проблем:

• определение точной суммы, которая потребуется для ремонта;
• выявление размера компенсации.

Проводится оценка только независимыми экспертами. Кроме стандартного акта дефектовки формируются другие документы, подтверждающие те или иные неисправности и повреждения. Такая услуга предоставляется только на платной основе, но если авто передается на ремонт в сервис, то услуга включается в стоимость ремонта.

В акт дефектовки после ДТП включаются сведения:

• реквизиты фирмы, проводящей оценку;
• дата и место проведения осмотра;
• сведения о произошедшем ДТП;
• реквизиты справки из ГИБДД;
• детальное описание автомобиля и номер агрегатов;
• реквизиты СТС и ПТС;
• перечень выявленных повреждений при аварии;
• рекомендации относительно замены или ремонта деталей;
• подписи членов комиссии.

Акт фиксируется бухгалтером для обоснования расходов, связанных с ремонтом авто.

Акт дефектовки машины проводится после ДТП или при проведении техосмотра. Он позволяет выявить фактическое состояние авто, а также обнаружить повреждения и брак. Составляется документация членами комиссии, которые дополнительно проводят оценку автомобиля.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Акт осмотра транспортного средства

Каждое транспортное средство время от времени подвергается осмотру и по результатам этой процедуры составляется специальный акт.

Когда необходим осмотр транспортного средства

Осмотр транспортного средства бывает востребован в самых разных ситуациях. При договорах купли-продажи, аренды, лизинге – для того, чтобы стороны могли убедиться в надлежащем техническом состоянии автомобиля, при авариях и ДТП – чтобы удостоверить различные повреждения или их отсутствие, а также при регистрации машины в ГИБДД и оформлении полиса ОСАГО.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Кроме того, такой осмотр может осуществляется компаниями, которые работают в транспортном бизнесе, при перевозках пассажиров и различного рода грузов – перед выходом авто на линию.

Периодичность осмотра

Частота осмотра автомобиля может быть различна. На предприятиях, которые регулярно используют транспортные средства, такой осмотр может проводиться каждый день, раз в неделю, раз в месяц или еще реже – в зависимости от ситуации.

Периодичность таких осмотров, так же как и порядок их проведения прописываются в локальной документации организации, которой и руководствуются работники при совершении вышеозначенной процедуры.

В других случаях (при заключении каких-либо договоров, объектом по которым выступает автомобиль) осмотр обычно становится разовым явлением.

Кто проводит осмотр

Для осмотра транспортного средства на предприятии отдельным приказом директора создается специальная комиссия, в которую включаются специалисты, обладающие достаточной квалификацией для того, чтобы произвести грамотное обследование автомобиля. В иных ситуациях, для осмотра транспорта кроме заинтересованных лиц могут быть привлечены дополнительные свидетели.

Какие документы следует подготовить для осмотра

При осмотре у проверяющих должен быть ряд документов: в первую очередь это свидетельство о регистрации автомобиля и паспорт технического средства. Кроме того, по мере необходимости можно запастись и другими бумагами.

Значение акта

Акт не только подтверждает сам факт проведенного осмотра, но и содержит информацию о его результатах. А это очень важный момент, поскольку в акт включаются сведения о том, в каком состоянии находится кузов (если ли вмятины, ржавчина, трещины, сколы и т.п.), коробка передач, салон, электрика, фары и стекла, шины, другие элементы автомобиля.

На основании этих данных выносится оценка транспортному средству, в том числе дается заключение о пригодности его к дальнейшему использованию.

При выявлении каких-либо неисправностей, поломок и повреждений, в акте также могут быть указаны рекомендации по их устранению.

Как составить акт

На сегодняшний день единого стандарта акта осмотра транспортного средства не существует. Это значит, что документ можно составлять в произвольной форме, ориентируясь на потребности компании и видение его специалистами. Однако, если внутри предприятия есть шаблон документа, указанный в его учетной политике, то применять при осмотре автомобиля следует именно его.

Особенности оформления акта

Акт можно сделать рукописным или напечатать на компьютере, при этом если выбрано электронное заполнение, готовый бланк надо распечатать, чтобы все присутствующие при осмотре лица могли поставить в нем свои подписи. Следует отметить, что для акта подойдет и обыкновенный листок бумаги и лист с фирменным оформлением. Количество экземпляров акта должно равняться числу людей, которые производили осмотр автомобиля.

Кто должен подписать акт

Акт в обязательном порядке должны подписать все, кто проводил осмотр автомобиля. Своими автографами эти лица будут свидетельствовать о том, что все сведения, внесенные в акт достоверны.

Именно поэтому при заполнении документа следует уделять внимание мелочам: неточности и ошибки, а тем более внесение в документ заведомо ложной информации нужно исключить, поскольку в дальнейшем они могут привести к разным неприятностям.

Что касается печати, то ее в акт ставить не обязательно, поскольку сейчас как индивидуальные предприниматели, так и юр.лица могут использовать этот атрибут в добровольном порядке.

Правила по регистрации и хранению акта

Если акт формируется в организации, то факт его создания нужно зафиксировать в специальном учетном журнале, куда вноситься информация обо всех аналогичных бумагах. Туда достаточно вписать номер и дату составления акта. Далее акт следует вложить в отдельную папку с другими такими же бланками и передать на хранение ответственному сотруднику. Период хранения акта должен соответствовать либо нормативно-правовым документам фирмы, либо законодательству РФ.

Образец акта осмотра транспортного средства

Если вам понадобилось сформировать акт об осмотре автомобиля, но вы не знаете, как правильно сделать этот документ, посмотрите приведенный здесь образец и его разбор – с их помощью, при минимальных правках, у вас без особых трудностей получится составить нужный бланк. Рассматриваемый пример касается осмотра автомобиля работниками транспортной компании.

1. Первым делом внесите в документ название организации, затем присвойте документу номер (с учетом внутреннего документооборота предприятия), обозначьте дату и место его оформления.
2. После этого впишите в бланк состав комиссии производившей осмотр: должности и ФИО сотрудников.
3. Далее, в основной части укажите идентификационные параметры автомобиля: его марку, гос. номер, год выпуска, цвет и все остальное, что посчитаете нужным.
4. Затем включите данные об осмотре: они могут быть достаточно общими или же максимально подробными (с описанием состояния каждого элемента авто).
5. Если в ходе процедуры были выявлены какие-то повреждения или поломки, обязательно внесите сведения о них в бланк акта, по возможности указав причину их появления. В завершение дайте заключение об общем техническом состоянии транспортного средства, а также возможности его дальнейшей эксплуатации.
6. Подпись в документе должны поставить все лица, которые присутствовали при осмотре.
7. При необходимости можете дополнить документ и другими данными, которые считаете важными.